Всероссийский заочный финансово-экономический институт Кафедра прикладной информатики ПРЕЗЕНТАЦИЯ по курсовой работе по дисциплине «Информатика» на тему «Обмен данными в MS office» Балычева К.О 2009 г.

Содержание. ВВЕДЕНИЕ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1 Обзор Microsoft Office 1.2 Использование буфера обмена 1.3 Импорт текстового файла с разделителями 1.4 Связь Excel c Access 1.5 Импорт и связывание данных в Access 1.6 Экспорт данных из Access в Word и Excel 1.7 Экспорт документов в HTML-формат 1.8 Обмен XML-данными Обмен XML-данными с Excel Обмен XML-данными с Access Обмен XML-данными с Access 2002 Заключение 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 2.1. Общая характеристика задачи 2.2. Описание алгоритма решения задачи Описание алгоритма решения задачи Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1 Обзор Microsoft Office При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office: в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати; в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм; в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных. Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Рисунок 1. 2 Окно «Специальная вставка» можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки. Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка. Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую - воспользоваться буфером обмена. [1, стр. 1-4] Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка Копировать (или Правка Вырезать). Все приложения Microsoft Office работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид Панели инструментов Буфер обмена). Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная». При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1.1).

1.3 Импорт текстового файла с разделителями Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access. Файлы DOSовских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др. Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 1.3). Рисунок 1. 3 Мастер импорта текстов На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel. Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста. Для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало. 1.4 Связь Excel c Access В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений. Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 1.4) Рисунок 1. 4 Надстройка AccessLinks (возможно, для ее установки потребуется дистрибутив MS Office). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды: Форма MS Access…; Отчет MS Access…; Перенести в MS Access…. При выборе команды Данные Форма MS Access произойдет следующее: по выбору будет создана новая или открыта существующая БД; в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму; выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel. Аналогично работает команда Данные Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access. Команда Данные Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access. На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 1.5). Рисунок 1. 5 Вид надписи об успешном переносе данных С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными. Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

1.5 Импорт и связывание данных в Access Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access специально предназначена для работы с табличными данными. В Access имеются возможности: сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах; создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц; автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия; создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных. Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений. Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных. Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении). Для переноса данных из рабочей книги Excel в Access в меню Файл выберем команду Внешние данные Импорт. В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 1.6). Рисунок 1. 6 Мастер импортирования Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 1.7). Рисунок 1. 7 Присвоение имени диапазону ячеек Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка. Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel. Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл Внешние данные Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 1.8). Рисунок 1. 8 Внешний вид связанной таблицы После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access. Если в дальнейшем файл - источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис Служебные программы Диспетчер связанных таблиц. Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.

1.6 Экспорт данных из Access в Word и Excel Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное - в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы. В меню Сервис Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel: Анализ в MS Excel; Публикации в MS Word; Слияние с MS Word. Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду меню Сервис Связи с Office Анализ в MS Excel (рис. 1.9). Рисунок 1. 9 Внешний вид меню «Связи с Office» Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем каталоге (по умолчанию «C:\Мои документы»).

1.7 Экспорт документов в HTML-формат Одной из новых возможностей MSOffice является поддержке языка XML[1], вошедшего в последние годы в число самых популярных индустриальных стандартов и широко применяемого для обмена данными между приложениями.[1] При всей популярности XML на сегодняшний день известно не так уж и много средств подготовки XML-данных. В настоящее время XML в том или ином виде поддерживается подавляющим большинством СУБД и средств разработки, однако утилиты манипуляции XML-данными из их комплектов поставки - далеко не самый подходящий инструмент для конечных пользователей. Поэтому включение в Office XP (а именно - в Excel и Access) возможности сохранения документов в формате XML, равно как и чтения XML-данных, представляется весьма своевременным. [3, стр ] Обмен XML-данными с Excel 2002 Где и как можно применять поддержку XML в Excel? Один из типичных примеров - анализ с помощью Excel (или с помощью приложений - контроллеров автоматизации Excel) данных, полученных из нескольких разнородных источников, например из BizTalk Server или из приложений для других операционных систем, либо отправка данных из рабочей книги Excel в такие приложения. Преимущество такого подхода по сравнению с применением XML-редакторов очевидно: Excel в отличие от XML-редакторов хорошо знаком многим пользователям и разработчикам Обмен XML-данными с Access 2002 Access 2002 также позволяет импортировать XML-данные в свои базы данных, а также в базы данных SQL Server и MSDE. При работе с XML- данными нередко используются XML-схемы, содержащие описание структуры данных, представленных в XML-документе, то есть правил, по которым XML-документ должен быть преобразован при импорте. Существует несколько стандартов XML-схем. В частности, до недавнего времени для этой цели широко применялся стандарт DTD (Document Type Definition), обладавший рядом недостатков, например поддержкой лишь ограниченного списка типов данных. Сейчас все большее распространение приобретает стандарт XSD (XML Schema standard), свободный от указанных недостатков. Именно он и поддерживается в Access Возможности экспорта Access в XML довольно разнообразны. Выбрав пункт меню File Export и указав XML document в качестве типа данных, можно экспортировать таблицу Access в XML-документы как с описанием в виде XSD-схемы, так и без него; можно внедрить его в XML-документ или сохранить отдельно; можно также экспортировать несколько связанных таблиц и сгенерировать HTML- или ASP-файл для отображения данных в браузере (рис. 1.11). Рисунок экспорт Access в XML Помимо таблиц в формат XML (с возможным одновременным созданием XSD-схемы) можно экспортировать результаты запросов, отчеты, формы. При необходимости можно сохранить структуру таблицы, запроса, формы или отчета в файле, содержащем сведения не только о типах полей, но и о том, как осуществляется соединение с источником данных и каким образом эти данные должны быть представлены. Для форм и отчетов такой файл сохраняется в виде кода на языке ReportML, специально разработанном Microsoft для XML-описания объектов баз данных Access. ReportML содержит набор тэгов для описания элементов форм, отчетов и страниц доступа к данным и применяется для преобразования сохраненных отчетов и форм в страницы доступа к данным. [1] Extensible Markup Language [1]

Заключение Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. В дальнейшем, развитие механизмов обмена данными между приложениями приведет к возможности работы в нескольких программах на нескольких ПК, чтобезусловно облегчит работу людей.

Практическая часть 1. Общая характеристика задачи Вариант 1 Предприятие ООО «Энергосбыт» осуществляет деятельность, связанную с обеспечением электроэнергией физических и юридических лиц, и производит расчёты по представленным услугам. Данные, на основании которых производятся расчёты по оплате, представлены на рис Построить таблицу согласно рис Результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащей данные о расходе электроэнергии и сумму к оплате (рис. 1.2.), и в графическом виде. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования квитанции об оплате электроэнергии. Сформировать и заполнить квитанцию об оплате электроэнергии (рис. 1.3.). Показания электросчётчиков Код плательщика ФИО плательщика Адрес Показ ания счётчика на начал о меся ца, КВт Показания счётчика на конец месяца, КВт 001Коломиец И.И. проспект Мира, Гудзенчук А.А. проспект Мира, Матвеев К.К. проспект Мира, Сорокин М.М. проспект Мира, Ивлев С.С. проспект Мира,

2. Описание алгоритма решения задачи Запустить табличный процессор MS Excel. Создать книгу с именем «Энергосбыт». Лист 1 переименовать в лист с названием Показания электросчётчиков. На рабочем листе Показания счётчиков MS Excel создать таблицу данных о показаниях электросчётчиков. Заполнить таблицу данных о показаниях электросчётчиков исходными данными (рис. 2.1.).

Расход и оплата электроэнергии

Список использованной литературы 1. Информатика: Учебник. – 3-е перераб. изд. / Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, с 2. Информация, информатика, компьютер, информационные системы, сети / В.Ю. Микрюков. – Ростов н/Д.: Феникс, с 3. Курс компьютерной технологии с основами информатики: Учебное пособие для ВУЗов / О.Ефимова, В. Морозов, Н. Угринович. – М.: ООО «Изд. АСТ», с