Теоретичний модуль Нормативно-правове забезпечення ділового документування діяльності навчального закладу

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи з службовими документами

Складові діловодства документування (фіксування інформації, складання та оформлення документів); робота з документами (одержання / відправлення, реєстрація, контроль, зберігання, використання, підготовка до передавання на архівне зберігання, знищення).

Завдання діловодства оформлення документів відповідно до вимог стандартів; створення умов для руху документів (організація реєстрації документів, доведення їх до виконавців, контроль за рухом документів і строками їх виконання); створення умов для пошуку виконаних документів (формування документів у справи згідно з номенклатурою справ); створення умов для зберігання документаційного фонду.

Синоніми терміна Діловодство документаційне забезпечення управління Або інформаційно-документаційне забезпечення управління, що включає крім традиційної роботи з документами також інформаційне обслуговування, створення баз даних, їх ведення та роботу з ними

Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993р ХІІ (із змінами) (ст.31) Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів (наказ МОНУ від ) Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів І-ІІІ ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів і форм власності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю ділову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обов'язковим для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх навчальних закладів.

Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах (наказ МОНМС України від ) Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в дошкільних навчальних закладах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. Дотримання вимог Інструкції є обовязковим для керівників та інших працівників закладів. Інструкція визначає обовязковий склад документів у ДНЗ, відповідальність за формування та зберігання яких несуть керівник та інші працівники закладу.

Примірна інструкція з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах (наказ МОНМСУ від ) Інструкція встановлює перелік обовязкової організаційно-розпорядчої документації для керівників та інших працівників позашкільних навчальних закладів, правила документування діяльності закладів системи освіти. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обовязковими для всіх керівників і педагогічних працівників позашкільних навчальних закладів. Відповідальність за організацію діловодства в позашкільних навчальних закладах несуть їх керівники.

Вся ділова документація у навчальних закладах ведеться державною мовою. Вся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах і не повинна мати доступу сторонніх осіб. Всі книги та журнали, що ведуться у навчальних закладах, обовязково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою. (Крім класних журналів у загальноосвітніх навчальних закладах)

При зміні керівника навчального закладу вся ділова документація передається відповідно до Інструкції, про що робиться запис в акті прийому- передачі ділової документації. Контроль за правильним веденням ділової документації у ЗНЗ, ДНЗ, ПНЗ здійснюють відповідні органи управління освітою місцевої виконавчої влади та місцевого самоврядування.

Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх. Номенклатура справ Журнал реєстрації ознайомлення працівників навчального закладу з вимогами Інструкції ….

з.п. П.І.Б. працівника (повністю) Посада Дата ознайомлення (власноруч) Підпис працівника тощо

ПДЮТ ІСТОК – до на засіданні педагогічної ради (на нараді працівників при директорові) - ДНЗ – до на нараді працівників при завідувачі - Порядок денний: 1. Про ознайомлення працівників навчального закладу з Примірною інструкцією ….

Номенклатура справ навчального закладу систематизований перелік назв справ, що створюються у діловодстві закладу, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ навчального закладу Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка …… 02-03

Наказ 1 «Про затвердження номенклатури справ ___ (назва навчального закладу) на 2013 рік» Відповідно до Інструкції …. з метою систематизації і якісного ведення діловодства в навчальному закладі, посилення персональної відповідальності працівників за належну організацію роботи з діловими паперами Н А К А З У Ю: 1. Затвердити номенклатуру справ _____________ (назва навчального закладу) на 2013 рік, терміни зберігання обовязкових документів та відповідальних за ведення й збереження документації (додаток).

Наказ 2 «Про ведення ділової документації ___ (назва навчального закладу) упродовж 2013 року» Відповідно до Інструкції …, наказу від __ «Про затвердження номенклатури справ ____________ (назва навчального закладу) на 2013 рік» з метою подальшого удосконалення системи роботи з ведення ділової документації упродовж 2013 року, підвищення відповідальності працівників за ведення діловодства та його ефективність Н А К А З У Ю: Забезпечити обовязкове дотримання у роботі норм ведення діловодства. Упродовж 2013 року Покласти відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів на працівників …. Упродовж 2013 року Установити, що в друкованому варіанті ведуться документи, за які відповідають зазначені нижче працівники навчального закладу: - Накази з основної діяльності – Прізвище, ініціали, посада.

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ ), затверджений наказом Держспоживстандарту України від

Цей стандарт поширюється на організаційно- розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій та їх обєднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.