СТРУКТУРА ПИСЬМА

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид: предлог о + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей"; по вопросу о + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей"; касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ) Ильинка ул., 12, Москва, Тел , Факс Л/с в УФК МФ РФ по г. Москве Сч Отделение Nо. 1 ГУ ЦБ РФ по г. Москве _____________ Nо. _____________ На Nо. ________________________ Об изменениях к ГОСТ Председателю Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии Ленинский просп., д. 9, Москва,

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...". Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с опознанием количества экземпляров и листов, например:

Приложение: 1. Справка на 1 л. в 2-х экз. 2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ, например: Заместитель руководителя личная подпись В.А. Еремченко Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны, например: Иванов