ЕТАПИ ОТРИМАННЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН, ЇХ РОЗГЛЯД, ПІДГОТОВКА ВІДПОВІДЕЙ ТА ЗБЕРІГАННЯ Шабетя В.С. відповідальна за роботу із зверненнями громадян у відділі освіти

1. Нормативні документи, які регламентують діяльність органів місцевого самоврядування з питань розгляду звернень громадян: Конституція України; Закон України «Про звернення громадян» від р.; Указ Президента України від 7 лютого 2008 року N 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»;Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»; Постанова Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. N 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян». Постанова Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 р. N 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади» Розпорядження від року 509 «Про забезпечення оперативного реагування на звернення, що надійшли на урядову телефонну «гарячу лінію».

2. Надходження звернень: - поштою; - на особистому прийомі (для здійснення особистого прийому наказом затверджується графік прийому громадян. Питання вирішуються або безпосередньо під час прийому, або в порядку, встановленому для письмових звернень); - через органи влади; - від інших органів, установ, організацій.

3. Вимоги до звернень: Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Порушені у зверненні питання повинні стосуватись діяльності Управління, його структурних підрозділів. У зверненні має бути зазначено: - прізвище, імя, по батькові, громадянина (громадян), - місце проживання громадянина (громадян), - суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, - до скарги додаються наявні у заявника рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду скарги. Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення повинно бути складене прийнятною для сторін мовою. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

4. Прийняття та реєстрація звернень: Реєстрація здійснюється в день надходження звернення. Будь-які письмові звернення реєструються у відповідному журналі. На особистому прийомі звернення реєструються у журналі особистого прийому (відповідно до затвердженого графіку). Реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються за такими елементами: дата надходження звернення; прізвище, імя, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою. У разі надходження повторних звернень, все попереднє листування підбирається до однієї справи. У разі коли про результати розгляду письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію у встановлений термін, на першому аркуші звернення робиться позначка «КОНТРОЛЬ» або ставиться літера «К». Додаток 1

5. Надходження звернень: Звернення повинно бути перевірено обєктивно, всебічно і вчасно; Будь-яке звернення повинно бути розглянуто відповідними посадовими особами в термін не більше одного місяця від дня надходження; Звернення, що не потребують додаткового вивчення розглядаються протягом 15 днів; Якщо вирішити питання, висвітлені у зверненні неможливо протягом місяця – керівник приймає рішення про продовження строку, але не більше 45 днів з повідомленням заявника; Депутатський запит розглядається не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання; Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну; Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта – протягом 10 днів; Звернення пільговиків розглядаються першочергово; Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівником Управління; Про результати розгляду звернення заявник повідомляється письмово.

6. Прийоми листування з заявниками: Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. За загальним правилом, відповіді заявникам повинні містити, окрім необхідних реквізитів також: - описову частину, - мотивувальну частину, - резолютивну частину. В описовій частині дуже коротко викладається суть піднятого заявником питання та (або) робиться посилання на звернення самого заявника. В мотивувальній частині викладаються мотиви і підстави, якими керувався орган (установа, посадова особа), що прийняв рішення по результатах розгляду звернення громадян. В резолютивній частині викладається суть прийнятого рішення. У разі надіслання відповіді громадянину, застосовуються загальні правила користування поштовим звязком.

7. Відповідальність: Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, обєднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством. Витрати, зроблені управлінням у звязку з перевіркою звернень, які містять завідомо неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за рішенням суду. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обовязків. До держслужбовців, крім дисциплінарних стягнень можуть застосовуватися і заходи дисциплінарного впливу. Крім того, ст КпАП «Про порушення права на інформацію», передбачена адміністративна відповідальність посадових осіб за неправомірну відмову в наданні інформації, несвоєчасне або неповне надання інформації, надання інформації, що не відповідає дійсності, у випадках, коли така інформація підлягає наданню на запит громадянина чи юридичної особи відповідно до законів України «Про інформацію», «Про звернення громадян» та «Про доступ до судових рішень». Також цивільна, адміністративна та кримінальна відповідальність згідно законодавства України передбачена як для заявників, так і для посадових осіб, які порушили чинне законодавство про звернення громадян. Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальному працівнику, який веде діловодство за зверненнями, для централізованого формування справи. Кожне звернення з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

8. Зберігання звернень: Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальному працівнику, який веде діловодство за зверненнями, для централізованого формування. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Кожне звернення з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою. Термін зберігання документів визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

9. Аналіз надходження звернень та контроль: Для здійснення систематичного аналізу та контролю за роботою із зверненнями громадян: Запровадити постійний контроль за організацією роботи зі зверненнями громадян; Здійснювати систематичний аналіз випадків безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень; Вживати заходів для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства про звернення громадян, притягнення винних осіб у встановленому порядку до відповідальності, в тому числі до дисциплінарної відповідальності за невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків щодо розгляду звернень громадян Щомісячно, з урахуванням кількості звернень із початку року, проводити аналіз і узагальнення питань, що порушуються у зверненнях громадян, особливо повторних і колективних, виявляти причини, що їх породжують, вживати заходів для розвязання найбільш актуальних проблем. Щокварталу надавати до відділу освіти інформацію (в письмовому та електронному вигляді) про стан роботи із зверненнями громадян у навчальному закладі (аналітичний звіт та звіт із застосуванням Класифікатора).

Додаток 1: Алгоритм реєстрації звернень: Письмове звернення реєструється у відповідному журналі у день його надходження; На заяві проставляється вхідний номер (Вх В-2 від , де В - перша літера прізвища заявника, 2 – порядковий номер); Якщо колективне звернення: КО-2 від У журналі реєстрації робиться запис із зазначенням вхідного номеру; Отримавши зареєстроване звернення керівник наносить резолюцію і вказує термін його розгляду; Резолюція та термін виконання переносяться у журнал; Відповідальна особа здійснює контроль за наданням письмової відповіді на звернення; Отримана відповідь на звернення реєструється у відповідному журналі (07-03/В-2 від , де – номер за номенклатурою); Після прийняття остаточного рішення відповідальною особою на вихідному документі робиться відмітка: До справи, і підпис керівника); Всі матеріали розгляду звернення складаються у справу та вміщуються у м`яку обкладинку)

Додаток 2 Ведення журналу особистого прийому: Записи в журналі обліку особистого прийому здійснюються відповідно до затвердженого графіку прийому; У журналі прописуються всі дані громадянина, проставляються індекси; Якщо громадянин на особистому прийомі написав заяву, то вона реєструється в журналі реєстрації звернень громадян, а в журналі обліку особистого прийому проставляється вихідний номер

Додаток 3 Формування справи: Кожне звернення формується в окрему справу з відповідною обкладинкою; Справи звернень, складають групу, яка зберігається у відповідній справі Звернення ( заяви, скарги, пропозиції) особистого та другорядного характеру; Справу складають всі документи, які мають відношення до розгляду звернення (пояснювальні, акти, протоколи, письмові відповіді, тощо); В разі надходження повторного або дублетного звернення, всі матеріали вкладають в одну справу). Реєструється таке звернення наступним чином: Вх. В-2/1, В-2/2