Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів – персональних компютерів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

При підготовці документа за допомогою персонального комп'ютера рекомендовано використовувати шрифти розміром друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (код організації ЄДРПОУ, довідкові дані про заклад, заголовок до тексту документа, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про наявність документа в електронній формі) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

Рекомендовано друкувати тексти документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервала, а формату А5 (146 х 210 мм) - через 1 міжрядкового інтервалу

Відповідно до Національного стандарту документи повинні мати такі береги (міліметрів): 30 мм ліве; 10 мм праве; 20 мм верхнє та нижнє.

Відступи від межі лівого поля документа: 12,5 міліметра для абзаців у тексті; 92 міліметри для реквізиту «Адресат»; 104 міліметри для реквізитів «Гриф затвердження»; 125 міліметрів для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ» тощо.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Під час формування справ Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. За обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів ( міліметрів завтовшки).