Правила оформления управленческих Правила оформления управленческих (организационно- распорядительных) документов

ГОСТ Р ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Унифицированные системы документации УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Требования к оформлению документов Издание официальное ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва

Состав реквизитов документов 01 - Государственный герб Российской Федерации; 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов 0.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 0.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 0.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО). 0.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО). 0.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 0.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 0.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 0.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 0.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 0.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Требования к оформлению реквизитов документов 0.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 0.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации почтовый адрес; почтовый адрес; номер телефона номер телефона другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно быть определено уставом (положением об организации) должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс )

11. Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

15. Адресат Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке

15. Адресат Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А.Лагунину АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

15. Адресат Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.,

16 - гриф утверждения документа гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

16 - гриф утверждения документа Располагается в правом верхнем углу документа УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись _______В.А.Степанов Дата Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов Дата

16 - гриф утверждения документа При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж­дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж­дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от N 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от N 82 УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от N 82

17. Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к Личная подпись Дата Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа включает в себя краткое содержание документа Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, чего (кого)?, например: например: Должностная инструкция ведущего эксперта. Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", обозначают буквой "К", словом или словом или штампом "Контроль". штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур

20. Текст документа Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

20. Текст документа При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

20. Текст документа В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами.

22. "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

22. "Подпись" При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования

24 - визы согласования документа подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания

25 - оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Документы заверяют печатью организации.

26 - отметка о заверении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации

27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:В.А.Жуков

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

30 - идентификатор электронной копии документа отметка (колонтитул), простав­ ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации отметка (колонтитул), простав­ ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Требования к бланкам документов Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов Шрифт 14 (Федеральная инструкция) Шрифт 14 (Федеральная инструкция) Текст печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал Текст печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами Расшифровку подписи в реквизите Личная подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией Расшифровку подписи в реквизите Личная подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией Номера страниц (со 2-ой) проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами Номера страниц (со 2-ой) проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами

Виды бланков документов общий бланк; общий бланк; бланк письма; бланк письма; бланк конкретного вида документа. бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20 Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19 включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19

Образец общего бланка организации

Образец углового бланка письма организации

Образец продольного бланка письма организации

Образец бланка конкретного вида документа организации

Язык служебных документов разновидность официально- делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно. разновидность официально- делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Особенности языка служебных документов точность и ясность; точность и ясность; лаконичность; лаконичность; убедительность; убедительность; нейтральность тона изложения; нейтральность тона изложения; использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); использование общепринятых сокращений использование общепринятых сокращений

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом). прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы

Убедительность служебных документов достигается наличием достоверной информации; наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты). обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

Нейтральность тона документов предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации

Устойчивые словосочетания это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность; Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность; авторам оперативно составлять документы; авторам оперативно составлять документы; адресатам облегчить восприятие документов; адресатам облегчить восприятие документов; создавать типовые (трафаретные) формы документов по стан­дартным ситуациям. создавать типовые (трафаретные) формы документов по стан­дартным ситуациям. К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлага­ется...», «выговор объявляется...», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п. К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлага­ется...», «выговор объявляется...», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет уменьшать объемы документов; уменьшать объемы документов; ускорять восприятие информации. ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль руб.) и словосочетания (например, и так далее и т.д.). Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль руб.) и словосочетания (например, и так далее и т.д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть: При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть: понятны адресату; понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»). одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).