Документы Google – это просто, удобно, эффективно! © Склемина Г. А., ММЦ ИТ Балаковского района Саратовской области, 2010 г.

Коротко о главном Этот сервис позволяет Вам создавать документы как в обычном офисном приложении только вот храниться они будут не на Вашем компьютере, а на серверах Google. Что это дает пользователям? Во-первых, доступ к документам с любого компьютера, подключенного к сети Интернет и даже с сотового телефона. Во-вторых, возможность предоставления доступа к этим документам другим пользователям, причем можно регулировать уровень доступа (только просмотр или редактирование). В-третьих, возможность одномоментного редактирования одного документа несколькими пользователями. В-четвертых, интерфейс максимально приближен к интерфейсу аналогичных офисных приложений.

Какие типы документов можно создавать Документ (может быть впоследствии выгружен на компьютер в форматах.odt,.pdf,.rtf,.txt,.doc) Презентация (может быть впоследствии выгружена в форматах (.pdf,.ppt,.txt) Таблица (может быть впоследствии выгружена в форматах.csv,.txt,.xls,.pdf) Форма (с помощью этого типа документов удобно создавать опросы, анкеты и пр.) Рисунок (с помощью примитивов можно создавать схемы, рисунки и т.п.) Папки

Возможности для коллективной работы Чат для обмена сообщениями и координации действий пользователей, одновременно осуществляющих правку документа. Электронные рассылки для всех пользователей документа. Комментарии, включающие подпись пользователя, а также дату и время создания. Доступ к просмотру истории изменений.

Как начать работу Перейти по ссылке Далее по ссылке Войти

Как начать работу Заполните поля формы для входа, используя логин и пароль к аккаунту Google и нажмите кнопку Войти

Как начать работу В главном меню выбираем пункт ещё, в нем пункт Документы

Как начать работать Ваш виртуальный офис может выглядеть примерно так Настройка режима просмотра документов Перечень всех Ваших документов

Варианты создания документов - загрузка Можно создать документ с помощью офисного приложения, а затем просто загрузить в свой виртуальный офис. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Загрузить

Варианты создания документов - загрузка Внимательно просмотрите настройки загрузки, внеся при необходимости изменения

Настройки документа, загружаемого в Гугл Док Если планируется работа по изменению содержания документов, то при загрузке нужно обязательно поставить отметку рядом с окошком Преобразовывать документы, презентации и таблицы в формат Документов Google. Можно указать папку, в которой разместится загружаемый документ. Нужно указать уровень доступа к документу:

Варианты создания документов - создание непосредственно в офисе Здесь все очень просто – нужно нажать на кнопку Создать и выбрать тип документа

Приглашаем других пользователей Документ создан, и Вы желаете пригласить своих коллег или обучающихся к совместной работе над ним. Для этого нужно открыть пункт меню Добавить в общие (в правой части экрана). Далее выбираем Настройки совместного доступа

Приглашаем других пользователей В открывшемся окне формируем список пользователей, определяем их права

Инструменты для взаимодействия - чат Если два и более пользователей документа одновременно редактируют один и тот же документ, то станет активным чат. Это очень удобно для координации действий Пишем здесь и нажимаем клавишу Enter История чата отображается здесь

Инструменты для взаимодействия - комментарии С помощью этого инструмента можно отметить свой вклад в общую работу, расставить акценты, задать уточняющие вопросы, прокомментировать работу коллег. Начать пользоваться очень просто: выбираем пункт меню Вставка, в нем пункт Комментарий.

Инструменты для взаимодействия – электронная рассылка Для того, чтобы обратить внимание соавторов на свой вклад в общую работу, проинформировать о времени общего сбора и пр. можно использовать рассылки прямо из документа. Для этого нужно открыть пункт меню Добавить в общие Здесь выбрать Отправить сообщение пользователям с правами на редактирование или просмотр.

Инструменты для взаимодействия – электронная рассылка Откроется вот такое окно Нужно только написать сообщение и нажать на кнопку Отправить. Сообщение поступит на электронную почту всех пользователей документа, перечисленных в окне Кому

Публикация документа Итак, работа над документам завершена и Вы готовы продемонстрировать ее своим коллегам, друзьям, обучающимся. Для этого нужно документ опубликовать. Жмем уже знакомую кнопку Добавить в общие Выбираем пункт Опубликовать/ встроить

Публикация документа Здесь нужно нажать на кнопку Опубликовать документ

Публикация документа Здесь можно взять ссылку на опубликованный документ или скопировать код для вставки документа в сайт или блог.

Ну вот, пожалуй, и все! Желаю вам удачи и продуктивной совместной работы!