Использование макросов в редакторе MS Word реферат по предмету «Информатика» выполнил студент 1 курса экономического факультета группы менеджмент 2 Шкадрецов Виктор Игоревич

В моем докладе я расскажу: 1. Введение 1. Введение 2.Термины, определения и сокращения 2.Термины, определения и сокращения 3. Являются ли макросы программой? 3. Являются ли макросы программой? 4. Когда и зачем использовать макросы? 4. Когда и зачем использовать макросы? 5. Создание макросов 5. Создание макросов 6. Запись макроса 6. Запись макроса 7. Создание макроса программными средствами 7. Создание макроса программными средствами 8. Макросы и безопасность 8. Макросы и безопасность 9. Использование макросов в приложении Word 9. Использование макросов в приложении Word

В моем докладе я расскажу: 10. Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов 10. Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов 11. Макросы часто используются для следующих целей 11. Макросы часто используются для следующих целей 12. Запись макроса 12. Запись макроса 13. Советы по записи макросов 13. Советы по записи макросов 14. Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic 14. Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic 15. Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш 15. Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш 16. Хранение макросов 16. Хранение макросов 17. Автоматизация задач на веб-страницах 17. Автоматизация задач на веб-страницах 18. Создание макроса 18. Создание макроса 19. Запись макроса 19. Запись макроса

В моем докладе я расскажу: 20. Создание макроса для автоматического отображения полей ASK 20. Создание макроса для автоматического отображения полей ASK 21. Удаление макроса 21. Удаление макроса 22. Изменение макроса 22. Изменение макроса 23. Остановка и возобновление записи макроса 23. Остановка и возобновление записи макроса 24. Выполнение макроса 24. Выполнение макроса 25. Переименование макросов 25. Переименование макросов 26. Копирование макросов в другой документ или шаблон 26. Копирование макросов в другой документ или шаблон 27. Разрешение вопросов, связанных с записью и выполнением макросов 27. Разрешение вопросов, связанных с записью и выполнением макросов 28. При записи макроса было сделано лишнее действие 28. При записи макроса было сделано лишнее действие 29. Записанный макрос время от времени выдает сообщение об ошибке 29. Записанный макрос время от времени выдает сообщение об ошибке

В моем докладе я расскажу: 30. Отключение предупреждений о наличии макросов 30. Отключение предупреждений о наличии макросов 31. Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ 31. Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ 32. Макросы не записываются, когда открыт документ 32. Макросы не записываются, когда открыт документ 33. Макрос не выполняется, когда открыт документ 33. Макрос не выполняется, когда открыт документ 34. Необходимо использование макросов, написанных на языке WordBasic 34. Необходимо использование макросов, написанных на языке WordBasic 35. Макросы не копируются вместе с панелью инструментов 35. Макросы не копируются вместе с панелью инструментов 36. Ускорение работы с помощью макросов 36. Ускорение работы с помощью макросов 37.Попробуйте! 37.Попробуйте! 38. Как это работает? 38. Как это работает? 39. Средство записи макросов 9. Средство записи макросов 40. Диалоговое окно «Макрос» 40. Диалоговое окно «Макрос» 41. Выводы 41. Выводы 42. Литература 42.Литература

Введение При работе с программой Microsoft Office часто необходимо выполнять повторяющиеся задачи. Эти повторяющиеся задачи можно было бы выполнять автоматически. Если необходимо переформатировать многочисленные таблицы в документе Word или преобразовывать данные в электронных таблицах Excel, сделать однотипные изменения на нескольких похожих страницах Visio или слайдах PowerPoint, значит, необходимо применять макросы. При открытии файлов с макросами их открытие сопровождается предупреждением безопасности о том, что в файлах содержатся макросы, поэтому макросы чаще всего ассоциируются с пугающими словами «вирус» или «программирование». В большинстве случаев макросы не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время. Кроме того, создать макрос намного проще, чем это может показаться. При написании работы была проанализирована литература [1]- [12].

Термины, определения и сокращения макрос Microsoft Office Microsoft Word Visual Basic

Являются ли макросы программой? Макрос является программой, однако, чтобы использовать в работе макросы, вам не нужно быть разработчиком или программистом. Для создания большинства макросов, используемых в приложениях Office, применяется язык Microsoft Visual Basic for Applications, обозначаемый как язык VBA. Эта работа посвящена именно VBA-макросам.

Когда и зачем использовать макросы? Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений. В этой работе будет рассмотрен пример форматирования многочисленных таблиц в документе Word. Предположим, что в документе имеются 50 таблиц, форматирование которых необходимо изменить. Если вы опытный пользователь и форматирование одной таблицы займет у вас пять минут, выполнение одной задачи для всех таблиц займет не один час. Если для форматирования таблиц записать макрос и задать параметр повторения действий до конца документа, задача будет выполнена в считанные минуты.

Создание макросов Во многих приложениях Office можно создать макрос, либо записав последовательность необходимых действий, либо написав код программы.

Запись макроса Записать макрос так же просто, как и включить или выключить магнитофон. При использовании средства для записи макросов запись макроса осуществляется автоматически на основании действий, выполняемых пользователем. Макрос можно записать в таких приложениях семейства Office, как Word, Excel, PowerPoint, Visio и Project.

Для записи этого макроса используется эта форма

Создание макроса программными средствами В приложениях Office, в которых можно записать макрос, например в Access, Outlook, FrontPage или Publisher, можно также написать пользовательский VBA-макрос. Чтобы написать макрос, вам потребуется минимум знаний о языке VBA, вы будете удивлены тем, насколько легко его освоить на фоне представлений о самом приложении, которым вы пользуетесь. Язык VBA предназначен для автоматизации функций, используемых каждый день. Например, в приложении Word к терминам VBA относятся документы, таблицы, абзацы и разделы.

Макросы и безопасность В то время как большинство макросов не только безвредны, но и полезны, макросы представляют собой важную проблему безопасности. Макрос, созданный с вредительскими целями, может содержать код, который повлечет повреждение или уничтожение документа и даже всей системы. Чтобы защитить систему и файлы, не включайте макросы из неизвестных источников. Чтобы иметь возможность включать и отключать макросы и при этом иметь доступ ко всем макросам, которые необходимо использовать, в приложениях семейства Office установите средний уровень безопасности. Тогда вы получите возможность включать или выключать макросы каждый раз при открытии файла, который содержит макрос, и при этом сможете запускать любой макрос по вашему выбору.

Использование макросов в приложении Word В приложении Word можно записывать и создавать макросы программными средствами

Начало работы. Дополнительные сведения и справка по записи макросов Если вы опытный пользователь Word и умеете записывать макросы, именно с приложения Word, лучше всего начать подробное изучение редактирования и создания пользовательских макросов программными средствами, поскольку Word VBA использует термины, с которыми вы хорошо знакомы и используете каждый день. Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда.

Макросы часто используются для следующих целей: Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic.

Запись макроса В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для приложений. При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров. Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END переместить курсор в конец строки.

Советы по записи макросов Если при записи будет допущена ошибка, то в макросе также запишутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать позже путем редактирования макроса. Постарайтесь предусмотреть все сообщения Microsoft Word, которые могут приостановить действие макроса. Если макрос вызывает команду Найти или Заменить (меню Правка), нажмите кнопку Больше на вкладке Найти или Заменить, а затем выберите параметр Везде в списке Направление. Если макрос выполняет поиск только вперед или назад, то по достижении конца или начала документа Word приостановит выполнение макроса и предложит продолжить поиск в оставшейся части документа. Перед использованием макроса, записанного в другом документе, убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа.

Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Кроме того, редактор Visual Basic позволяет получить вспомогательные сведения, помогающие при создании макроса, в частности справочную информацию об объектах и их свойствах.

Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе. Примечание. Если запись макроса ошибочна, удалите новый макрос и запишите его под другим именем. Встроенная команда будет выполнять исходные действия.

Хранение макросов Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию, макросы хранятся в шаблоне Normal, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, сохраните его в документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой.

Автоматизация задач на веб- страницах Для автоматизации задачи в документе Word, сохраняемом и публикуемом как веб-страница, вместо макроса можно использовать привязку сценария и редактор сценариев. Привязка сценария определяет, в каком месте вашего документа будет храниться сценарий. Если дважды щелкнуть значок привязки сценария в документе Word, запускается редактор сценариев, в котором можно программировать и редактировать сценарий. Сценарий сработает при просмотре веб- страницы в обозревателе.

Создание макроса Макросы можно создавать с помощью средства для записи макросов или введя его код на языке Visual Basic для приложений в редакторе Visual Basic. Можно использовать и оба метода сразу: записать часть шагов, а затем расширить макрос с помощью программного кода.

Запись макроса В меню Сервис выделите пункт Макрос, а затем выберите команду Начать запись. В поле Имя макроса введите имя нового макроса. В списке Макрос доступен для выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос. Введите описание макроса в поле Описание. Если макросу не требуется назначать кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса. Чтобы назначить макросу кнопку панели инструментов или команду меню, нажмите кнопку Панели и перейдите на вкладку Команды. Выберите записываемый макрос в списке Команды и перетащите его на панель инструментов или в меню. нажмите кнопку Закрыть, чтобы начать запись макроса.

Программирование макроса с помощью Visual Basic для приложений В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Макросы. В списке Макросы из выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос. В поле Имя макроса введите имя нового макроса. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic. Примечание. Если созданному макросу присваивается имя, совпадающее с именем встроенного макроса Microsoft Word, то существующий макрос заменяется новым. Для просмотра списка встроенных макросов выберите в меню Сервис команду Макрос, а затем команду Макросы. Выберите в списке Макросы из варианта Команд Word.

Создание макроса для автоматического отображения полей ASK В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Начать запись. В поле Имя макроса введите имя нового макроса. Из списка Макрос доступен для выберите имя шаблона или документа. В поле Описание введите краткое описание сохраняемого макроса. Нажмите кнопку OK. Выберите команду Выделить все в меню Правка. Нажмите клавишу F9. Нажмите клавиши CTRL+HOME, чтобы снять выделение текста. Нажмите кнопку Остановить запись.

Удаление макроса Выполните одно из следующих действий. Удаление отдельного макроса В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Макросы. Выберите имя макроса, который требуется удалить, в списке Имя. Если нужного макроса нет в списке, выберите другой документ или шаблон в списке Макросы из. Нажмите кнопку Удалить. Удаление проектов макросов В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Макросы. Нажмите кнопку Организатор. На вкладке Макросы выберите проект макроса, который требуется удалить из какого-либо списка, а затем нажмите кнопку Удалить. Проекты макросов, которые используются в активном документе, выводятся в списке слева, а проекты макросов в шаблоне Normal.dot в списке справа.

Изменение макроса Открыв макрос в редакторе Visual Basic, внесите необходимые исправления, переименуйте или скопируйте отдельные макросы, добавьте инструкции, которые нельзя записать обычным способом. В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Макросы. Выберите имя макроса, который следует изменить, в списке Имя. Если нужного макроса нет в списке, выберите другой документ или шаблон в списке Макросы из. Нажмите кнопку Изменить.

Остановка и возобновление записи макроса Чтобы приостановить запись макроса, нажмите кнопку Пауза на панели инструментов Остановить запись, которая отображается во время записи макроса. Выполните действия, которые не требуется записывать. Для возобновления записи нажмите кнопку Возобновить запись.

Выполнение макроса Безопасность. Проявляйте осторожность при выполнении макросов, так как они могут содержать вирусы. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных издателей. В меню Сервис выберите команду Макрос, а затем команду Макросы. В списке Имя выберите имя макроса, который требуется выполнить. Если нужного макроса нет в списке, выберите другой документ или шаблон в списке Макросы из. Нажмите кнопку Выполнить.

Переименование макросов В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки. Нажмите кнопку Организатор. Откройте вкладку Макросы. Для документа или шаблона в поле В выберите макрос, который необходимо переименовать, и нажмите кнопку Переименовать. В диалоговом окне Переименование введите новое имя. Нажмите кнопку OK, а затем кнопку Закрыть.

Копирование макросов в другой документ или шаблон Безопасность. При добавлении макросов в шаблон будьте внимательны они могут представлять угрозу безопасности. Рекомендуется пользоваться макросами только из надежных источников. В меню Сервис выберите команду Шаблоны и надстройки. Нажмите кнопку Организатор и откройте вкладку Макросы. Если для копирования элементов требуется использовать другой исходный или конечный шаблон или файл, нажмите кнопку Закрыть файл, чтобы закрыть шаблон Normal.dot или активный документ и присоединенный к нему шаблон. Затем нажмите кнопку Открыть файл и откройте нужный шаблон или файл. Выделите в соответствующем списке элементы, которые требуется скопировать, а затем нажмите кнопку Копировать. Примечание. Если макросы назначены панелям инструментов, соответствующие панели инструментов также следует скопировать.

Разрешение вопросов, связанных с записью и выполнением макросов Безопасность. Проявляйте осторожность при выполнении макросов, так как они могут содержать вирусы. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных издателей.

При записи макроса было сделано лишнее действие Чтобы отменить лишнее действие в макросе, откройте этот макрос в редакторе Microsoft Visual Basic и удалите все ненужные инструкции. Чтобы не использовать редактор Microsoft Visual Basic, повторите запись макроса, не производя лишних действий.

Записанный макрос время от времени выдает сообщение об ошибке Записанный макрос может не всегда выполняться правильно. Если макрос не может быть выполнен, выводится сообщение об ошибке. Некоторые макросы зависят от конкретных параметров и установок Microsoft Word. Например, макрос, предназначенный для поиска скрытого текста, не может работать правильно, если скрытый текст не отображается на экране. Предупреждение о наличии макросов появляется постоянно Возможно, макрос, который нужно запустить, получен из ненадежного источника. Возможно, файл заражен макровирусом. Возможно, макрос содержится в файле, загруженном с веб-узла в формате страницы HTML и открытом в качестве временного файла. Файл может содержать безопасные макросы.

Отключение предупреждений о наличии макросов Чтобы избежать предупреждения о наличии макросов, вложите цифровую подпись в каждый проект макроса и добавьте подпись в список надежных источников. Если макрос уже подписан и необходимо доверять всем макросам, подписанным данным сертификатом, добавьте подпись в список надежных источников. При этом будут отключены предупреждения о макросах, если установлен высокий или средний уровень безопасности. Возможно, установлен низкий уровень безопасности. Для получения сообщения о наличии в файле или надстройке макроса установите средний уровень безопасности. Возможно, установлен высокий уровень безопасности и макросы не содержат цифровой подписи. Для получения предупреждений о наличии в файлах или надстройках макросов, не имеющих цифровой подписи, установите средний уровень безопасности. Возможно, разработчиком макроса являетесь вы или лицо, добавленное вами в список надежных источников. Если источник, из которого получен макрос, содержится в списке надежных источников, Microsoft Word открывает документ и не отключает макросы. Если вы не доверяете разработчику макросов, его можно исключить из списка надежных источников.

Не удается отредактировать макрос, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, невозможно сохранить изменения, внесенные в его макросы, и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

Макросы не записываются, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, в нем нельзя записывать макросы и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

Макрос не выполняется, когда открыт документ Если документ предназначен только для чтения, невозможно сохранить изменения, являющиеся результатом выполнения макросов, и Microsoft Word добавляет надпись (только чтение) к имени файла в строке заголовка.

Необходимо использование макросов, написанных на языке WordBasic Microsoft Office Word 2003 автоматически преобразует макросы на языке WordBasic, хранящиеся в шаблонах Microsoft Word 6. x или Microsoft Word 95, на язык Microsoft Visual Basic для приложений при первом выполнении любого из следующих действий. Открытие шаблона. Создание документа, основанного на шаблоне. Присоединение шаблона к документу с помощью команды Шаблоны и надстройки (меню Сервис). Во время преобразования макроса в строке состояния выводится соответствующее сообщение. По завершении преобразования следует записать преобразованные макросы, сохранив шаблон. Если этого не сделать, то Microsoft Word будет преобразовывать макросы каждый раз, когда шаблон будет использоваться.

Макросы не копируются вместе с панелью инструментов Панель инструментов может быть скопирована из другого шаблона с помощью диалогового окна Организатор (для перехода в это окно выберите в меню Сервис выберите команду Макрос, затем команду Макросы и нажмите кнопку Организатор). В этом случае не копируются макросы, связанные с кнопками данной панели инструментов. Такие макросы следует скопировать отдельно в том же диалоговом окне Организатор.

Ускорение работы с помощью макросов При работе в программах Microsoft Office XP у пользователей постепенно накапливаются наборы действий, которые приходится выполнять регулярно и многократно. Знаете ли вы, что можете легко автоматизировать эти задачи с помощью макросов? В этой колонке я познакомлю вас с макросами и покажу, как использовать средство записи макросов, которое помогает создавать макросы и управлять ими для ускорения работы.

Попробуйте! Давайте запишем простой макрос. В качестве примера предположим, что в компании требуется вставлять некоторый стандартный юридический текст в определенной позиции каждого создаваемого документа Microsoft Word. Вот как этот процесс можно автоматизировать в Word посредством макроса: В меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Начать запись. Откроется диалоговое окно Запись макроса.

Попробуйте!

В поле Имя макроса введите имя InsertLegalText. В списке Макрос доступен для выберите Все документы (Normal.dot). Нажмите кнопку ОК. Появится панель инструментов Запись макроса. В окне документа введите следующий текст: Copyright XYZ Corporation. Изменять, копировать и распространять любую информацию, содержащуюся в этом документе, без предварительного разрешения компании запрещено. На панели инструментов Запись макроса нажмите кнопку Остановить запись. Откройте новый документ Word, в меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Макросы. Откроется диалоговое окно Макрос. В списке Макросы из выберите Normal.dot (общий шаблон). В списке Имя выберите InsertLegalText и нажмите кнопку Выполнить. Текст, введенный в шаге 5, появится в новом документе.

Попробуйте!

Как это работает? Средство записи макросов действует подобно ленточному магнитофону. По ходу работы пользователя все нажатия клавиш и щелчки кнопкой мыши фиксируются и преобразуются в программный код Microsoft Visual Basic® for Applications (VBA). Если вам интересно, что было записано в разделе Попробуйте!, в меню Сервис укажите на команду Макрос и выберите команду Макросы. Выберите InsertLegalText и нажмите кнопку Изменить. Вот этот код VBA:

Как это работает? Sub InsertLegalText() ' ' InsertLegalText Macro ' Макрос записан {дата} {имя_пользователя} ' Selection.TypeText Text:= _ "Copyright XYZ Corporation. Изменять, копировать и распростра" Selection.TypeText Text:= _ "нять любую информацию, содержащуюся в этом документе, без пр" Selection.TypeText Text:=_ "едварительного разрешения компании запрещено." End Sub

Средство записи макросов Как видно из названия, это средство позволяет записывать макросы. Оно доступно в Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint® и Word. Чтобы начать запись макроса в одной из этих программ, в меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Начать запись.

Диалоговое окно «Макрос» Диалоговое окно Макрос позволяет создавать, редактировать макросы и управлять ими в программах Office XP. Диалоговое окно Macros доступно в Microsoft Excel, Microsoft Outlook®, PowerPoint и Word. Чтобы открыть диалоговое окно Макрос в одной из этих программ, в меню Сервис укажите на пункт Макрос и выберите команду Макросы. Примечание. В Microsoft Access и Microsoft FrontPage® диалогового окна Макрос нет.

Выводы Макросами (или макрокомандами) называют последовательность заданных пользователем команд, имеющая имя и хранящаяся в форме стандартного программного модуля на языке программирования Visual Basic for Application (VBA), название которого с английского переводится как "Visual Basic для приложений". Речь идет о приложениях (программах), входящих в состав пакета Microsoft Office, – текстовом процессоре Word, электронной таблице Excel и др. Если какая- либо задача в Microsoft Word выполняется часто, то ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. В Microsoft Excel с помощью макросов можно выполнять, например, сложные расчеты, связанные с обработкой данных на нескольких рабочих листах и т.п.

Литература Персоальный сайт Алексея Гончарова. Википедия – свободная интернет- энциклопедия. Английская версия. aspx Сайт корпорации Mikrosoft. Создание макросов в MS Word. aspx Википедия – свободная интернет- энциклопедия. Русская версия. Сайт Вордэксперт. Сайт - Библиотека I2R. Сайт филологического факультета МГУ. Портал Софтоман. Волков В.Б. Понятный самоучитель Word 2007 С Издание: 1, г. Дэн Гукин Microsoft Office Word 2007 для "чайников" С Левин А.Ш. Word это очень просто! 2-е изд. С г. Меженный О.А. Microsoft Office Word Краткое руководство / С г.