How to write a business letter Things to keep in mind

Letterhead (briefhoofd) Leuk is een logo of plaatje Leuk is een logo of plaatje Adres denk om straatnummer Adres denk om straatnummer verzinnen verzinnen Tel nr: moet wel kloppen Tel nr: moet wel kloppen Fax nr: idem Fax nr: idem Website: verzinnen Website: verzinnen Spreuk: verzinnen Spreuk: verzinnen

35 Nobelstreet London United kingdom 3NW76 Tel: Fax: May we build your dreamhouse???

Dateline Namen van de maand met hoofdletter Namen van de maand met hoofdletter Geen plaatsnaam vooraf Geen plaatsnaam vooraf 4 manieren voor datum: 4 manieren voor datum: November November November 7th 2008 November 7th November November th November th November 2008 Denk om 21st, 22nd, 23rd Denk om 21st, 22nd, 23rd

Voorbeeld dateline November 23rd 2008 November 23rd nd November nd November 2008 November 21st 2008 November 21st 2008 November 31st 2008 November 31st th November th November 2008 Etc. etc. Etc. etc.

Inside address Naam bedrijf Naam bedrijf Als je t.a.v. doet: attention, attn of for the attention of en dan de naam van de persoon Als je t.a.v. doet: attention, attn of for the attention of en dan de naam van de persoon Nummer voor de straat Nummer voor de straat Stad of dorp (graafschap) Stad of dorp (graafschap) Land Land Postcode helemaal achteraan Postcode helemaal achteraan

Arcellor mittal steel company ltd Attention: Mr. John Spencer 23 Westwood drive Rickmansworth London United Kingdom 23 SE 321

Reference line Our ref: Our ref: Your ref: RJ/750/08 Your ref: RJ/750/08 Dit wordt gedaan zodat de brief kan worden geplaatst in een dossier. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld het dossier erbij pakken als de brief aankomt Dit wordt gedaan zodat de brief kan worden geplaatst in een dossier. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld het dossier erbij pakken als de brief aankomt

Subjectline Wordt vaak gedaan om het onderwerp te noemen waar de brief over gaat: (altijd voorafgegaan aan RE: dit betekent remark) Wordt vaak gedaan om het onderwerp te noemen waar de brief over gaat: (altijd voorafgegaan aan RE: dit betekent remark) RE: Your letter of January 24th 2008 RE: Your letter of January 24th 2008 RE: Your invoice dated June 12th 2008 RE: Your invoice dated June 12th 2008 RE: Your order dated March 23rd 2008 RE: Your order dated March 23rd 2008

Salutation Dear sir/madam: als je niet weet aan wie je schrijft Dear sir/madam: als je niet weet aan wie je schrijft Dear Mr. Brown, Dear Ms Johnson (Mrs en Miss worden niet meer gebruikt) Dear Mr. Brown, Dear Ms Johnson (Mrs en Miss worden niet meer gebruikt) Dear Sir Paul (als iemand geridderd is) Dear Sir Paul (als iemand geridderd is) Dear Lord McCartney (als iemand van adel is) Dear Lord McCartney (als iemand van adel is) Dear Dame Margaret (geridderd) Dear Dame Margaret (geridderd) Dear Lady Thatcher (van adel) Dear Lady Thatcher (van adel)

Indeling brief Laat de brief er netjes uitzien Laat de brief er netjes uitzien Bijvoorbeeld maak verschillende alineas Bijvoorbeeld maak verschillende alineas Verdeel alle onderdelen netjes over de pagina Verdeel alle onderdelen netjes over de pagina Een brief proberen op een pagina te krijgen Een brief proberen op een pagina te krijgen

Complimentary close (afsluiting) Yours truly of Yours faithfully als de brief begint met Dear Sir or Madam Yours truly of Yours faithfully als de brief begint met Dear Sir or Madam Yours sincerely als de brief begint met een naam: Dear Mr. Brown; Dear Ms Smith Yours sincerely als de brief begint met een naam: Dear Mr. Brown; Dear Ms Smith Daar direct onder de naam van het bedrijf Daar direct onder de naam van het bedrijf Dan de handtekening Dan de handtekening Je eigen naam Je eigen naam Tussen haakjes je functie Tussen haakjes je functie Is er een bijlage dan schrijf je enc. Of enclosure(s) Is er een bijlage dan schrijf je enc. Of enclosure(s)

Voorbeeld afsluiting Yours sincerely Gamma Building Materials Henk de Vlieger (salesmanager) Enc. Invoice, brochure

345 London rd Sheffield United kingdom SE 24 Tel: Fax: November 23rd 2008 Fairfax motorcompany Attn. Mr. J Brown 34 Fleetstreet London SE 33 Our ref: 24/08/RN Your ref: RE: brochure

Dear Mr. Brown Text……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………… Text…………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………… Text…………………………………………………………………………………….. ……………………………. Yours sincerely Roof Construction Ltd Etc. etc. zie pagina 13