Документ и делопроизводство Что такое делопроизводство; Функции документов и их классификация; Основные задачи делопроизводства; Прикладные программы, используемые в компьютерном делопроизводстве.

Немного истории Делопроизводство: 1. Ведение канцелярских дел; 2.Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. (из словаря С.И.Ожигова)

Документ: 1. Латинское слово documentum ( от doceo – «учу» или «извещаю») означает «доказательство», «свидетельство»; деловая бумага, подтверждающая какой – нибудь факт или право на что – нибудь; письменное свидетельство о чём – нибудь. 2. Материальный объект, являющийся носителем определённой информации и предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ – это носитель информации. Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа

История создания История создания тесно связана с эволюцией рисунка и письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал долгий путь в истории, пока основным материалом его создания не стала бумага. Шли столетия, а все документы писали от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Но, несмотря на широкое распространение пишущих машинок, процесс создания документа продолжал оставаться трудоёмким. Если возникала необходимость внесения в текст самых незначительных изменений, его приходилось перепечатывать заново. В настоящее время существует большое количество электронных пишущих машинок, чьё запоминающее устройство способно удерживать несколько страниц текста. Но всё же настоящая революция в делопроизводстве произошла с появлением персональных компьютеров. В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру 1, который одновременно с этим ввел и соответствующую регламентацию работы с документами, которая теперь получила название « делопроизводство»

Документирование Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления » (ДОУ). Документирование – это процесс создания и оформления документов. Госстандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Технология работы с документами: Приём и первичная обработка документов. Их предварительное рассмотрение и распределение; Регистрация документов; Контроль исполнения документов; Информационно справочные работы; Исполнение документов; Отправка документов; Систематизация и текущее хранение документов.

Рабочее место 1. Порядок на рабочем столе; 2. Соблюдение техники безопасности;Соблюдение техники безопасности; 3. Монитор на уровне глаз; 4. Расстояние между монитором и лицом 40 см; 5. Клавиатура на расстоянии 10 см, от края стола; 6. Регулярное выполнение гимнастики.Регулярное выполнение гимнастики

Функции документа и делопроизводства Основной объект делопроизводства – документ. Этот документ содержит объекты: тексты, рисунки, таблицы. Документы могут быть классифицированы по типу носителя (бумажные и магнитные) и по содержанию – первичные и сводные.

По типу носителей бумажные Магнитные, лазерные и т.д По содержанию первичные сводные Первичными называются документы, в которых зафиксированы исходные данные Сводными называются документы, в которых собирают данные из нескольких первичных документов.

Задачи делопроизводства Создание документов и их оформление; Хранение документов; Обеспечение санкционированного доступа к документам; Поиск нужных документов.

Делопроизводство и компьютерные технологии Для обработки документа необходимы специальные инструменты. Делопроизводство постоянно обновляется благодаря ИКТ. ИКТ позволяет повысить производительность труда, внедряя и совершенствуя все новейшие достижения научно – технического прогресса.

Основные классы ППО, применяемого в делопроизводстве Класс ППО Текстовые процессоры Табличные процессоры (электронные таблицы) СУБД (система управления базами данных 0 Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя на другой с помощью сканирования Электронные словари и переводчики Интегрированные пакеты

Вопросы Что такое документ? Что такое делопроизводство? Кто ввел в русский язык термин «делопроизводство»? Какова основная функция документа? Как можно классифицировать документы? Назовите основные задачи делопроизводства?