Ведення ділової документації в дошкільних навчальних закладах

Нормативно-правове забезпечення ведення ділової документації Інструкція про ділову документацію в дошкільних закладах (від ) Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів (від ) Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від Про затвердження єдиних зразків обовязкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

Основні вимоги до ведення ділової документації Ведення обовязкової ділової документації здійснюється згідно з чинним законодавством Ведення обовязкової ділової документації здійснюється згідно з чинним законодавством Ділова документація і листування ведуться державною мовою Ділова документація і листування ведуться державною мовою Книги, які ведуться у закладі, обовязково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються та скріплюються печаткою Книги, які ведуться у закладі, обовязково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються та скріплюються печаткою Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів Ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах Ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах Ділові папери, що надходять до навчального закладу чи надсилаються з нього, реєструються у книзі обліку вхідних та вихідних документів Ділові папери, що надходять до навчального закладу чи надсилаються з нього, реєструються у книзі обліку вхідних та вихідних документів Допущені виправлення обумовлюються й скріплюються печаткою Допущені виправлення обумовлюються й скріплюються печаткою Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм) Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм) Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і обєктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і обєктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження Відповідальність за ведення, своєчасність виконання та зберігання ділової документації несе керівник навчального закладу Відповідальність за ведення, своєчасність виконання та зберігання ділової документації несе керівник навчального закладу

УВАГА! Наявність ділових документів, місце та термін зберігання відображають у номенклатурі справ навчального закладу, яка затверджується наказом на початок календарного року Індекс справи Назва документаТермін зберігання Статут дошкільного навчального закладу Постійно …… План роботи закладуПостійно

Документація керівника дошкільного навчального закладу Статут навчального закладу, затверджений в установленому порядку Свідоцтво про державну атестацію Книга наказів План роботи навчального закладу Книга протоколів засідань педагогічної ради Книга обліку особового складу працівників Графік роботи працівників дошкільного навчального закладу Особові справи працівників Трудові книжки

Документація керівника дошкільного навчального закладу Книга обліку вхідних та вихідних документів Діловий щоденник контролю Книга реєстрації приймання і передання документів при зміні керівника Копії статистичної звітності Журнал прибуття (вибуття) дітей Документація з питань атестації працівників закладу Документація з питань охорони праці і техніки безпеки Книга протоколів виробничих нарад Протоколи батьківських зборів

УВАГА! У навчально-виховних комплексах ведення окремих видів ділових паперів здійснюється без поділу на дошкільний та шкільний підрозділ - План роботи на поточний навчальний рік - Книга наказів - Книга протоколів засідання педагогічної ради

Рекомендації щодо оформлення окремих видів документів План роботи дошкільного навчального закладу - Складається на навчальний рік та оздоровчий період - Схвалюється педагогічною радою, затверджується керівником та погоджується з відділом освіти - План на оздоровчий період додатково погоджується з райСЕС - План роботи має містити глибокий аналіз діяльності у попередньому навчальному році, містити завдання на поточний навчальний рік і орієнтувати на досягнення кінцевого результату в навчально-виховному процесі - Розділи плану обумовлені в л исті Міністерства освіти і науки України від /9-455 «Планування роботи в дошкільних навчальних закладах»

Книга протоколів засідання педагогічної ради Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради тощо. Книга протоколів ведеться за наявності не менше 3 педагогічних працівників Протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року Текст протоколу складається з двох частин – вступної та основної У вступній частині зазначають: - ПІБ голови та секретаря засідання; - Кількість присутніх і відсутніх; - Порядок денний засідання з переліком питань, які підлягають розгляду та зазначенням доповідачів; Кожне питання, що розглядають, нумерують, формулюють у називному відмінку і розпочинають прийменником Про із зазначенням форми доповіді, посади, прізвища та ініціалів доповідача

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю, часом, відведеним для обговорення Першим питанням порядку денного протоколів варто зазначати Про виконання рішень попередньої педради Основна частина протоколу: Складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного; Розділи нумеруються арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Кожен розділ протоколу завершують записом прийнятого рішення, ухвали (постанови). Рішення мають бути конкретними, лаконічними, розпорядчого характеру і складатися з таких частин: кому зробити, що зробити, термін виконання

НАКАЗИ Книга наказів ведеться за наявності не менше 3-х працівників. Накази видаються керівником дошкільного закладу на правах єдиноначальності та в межах компетенції За своїм призначенням (змістом) усі накази поділяються на накази із загальних питань (з основної діяльності закладу) і накази з особового складу (кадрові) Вимоги до оформлення наказів (електронний варіант) До обовязкових реквізитів наказів належать: Фірмовий бланк (Державний герб, повна назва навчального закладу) Назва виду документа (НАКАЗ) Дата видання наказу Реєстраційний індекс (номер) наказу Місце складання Заголовок Текст Підпис Візи

УВАГА! Накази нумеруються упродовж календарного року Заголовок наказу має викладати його основний зміст, починається з прийменника про і продовжується віддієслівним іменником (Про затвердження…) або іменником, що вказує на предмет (Про підсумки…) Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначають цілі і завдання приписуваних дій та причини видання наказу (З метою…, На виконання…) Розпорядчу частину викладають у наказовій формі від першої особи однини. Ця частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від межі лівого берега. Далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини наказу Завдання формулюють за допомогою дієслів неозначеної форми – підготувати, забезпечити У кожному пункті розпорядчої частини зазначають виконавців та строк виконання завдання З підписаними наказами працівників ознайомлюють під особистий підпис