Основні вимоги до оформлення документів

Нормативно-правові акти Наказ міністерства освіти і науки України N 240 від «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів» Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України «Про загальну середню освіту».

Документ, як основний вид офіційно-ділового стилю В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу: письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки; офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо); матеріальний обєкт, у якому міститься певна інформація; достовірне історичне письмове джерело.

Оформлення сторінки Управлінські документи оформляють на папері формату А4(297х210мм) та А5(148х210мм). З усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 30мм; праве – 1мм; верхнє – 20мм; нижнє – 20мм (для формату А4) та 16мм (для формату А5). Перша сторінка документу друкується на бланку, наступні – на чистих аркушах паперу.

Склад реквізитів службових документів (бланків): Реквізи́т (attribute) логічно неподільний елемент виробничої документації, який описує певну властивість відповідного об'єкта. Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, дата (проставляють у день підписання документа); індекс (проставляють у день підписання документа); посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

Склад реквізитів службових документів (бланків): адресат; заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять); текст; позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби); підпис; прізвище виконавця та номер його телефону.

Спеціальний (фірмовий) бланк

При підготовці службових листів небажано: відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; переносити слово на межі сторінок, краще перенести це слово на наступну сторінку; починати один рядок абзацу на сторінці, що закінчується, краще починати новий абзац з нової сторінки.

Основні різновидності листів: Інформаційні листи це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Рекламні листи це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Основні різновидності листів: Листи-запрошення це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Супровідні листи це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Основні різновидності листів: Листи-повідомлення службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт; їх направляють конкретному адресатові. Листи-підтвердження це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».

Основні різновидності листів: Листи-нагадування це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати». Гарантійні листи службові листи, в яких гарантується виконання певних дій, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення заходу, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).

Основні різновидності листів: Ініціативні листи - це листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися на ім'я керівника чи трудового колективу. Листи-відповіді службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови обґрунтованим.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка Акти (прийому, виконання робіт, списання, експертизи тощо). Аркуші погодження нормативно-розпорядчих документів. Висновки і відгуки установи на дисертації, автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії. Довідки. Доручення про матеріальну відповідальність, про здійснення робіт тощо. Договори. Заявки. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право на здійснення фінансово-господарських операцій. Посвідчення про відрядження. Листи гарантійні на виконання робіт, послуг тощо. Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями. Реєстри чеків, бюджетних доручень. Судові позови і заяви. Штатні розписи і зміни до них.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів: Назва документа. Прізвище, ім'я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання. Рік народження; домашня адреса, освіта. Текст. Дата укладання характеристики. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб). Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані: короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика; відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах або дані про навчання); оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру, відомості про стягнення, заохочення, нагороди; висновки про особу, на яку складається характеристика; місце, куди подається характеристика.

Література 1. Наказ міністерства освіти і науки України N 240 від «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів» 2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник / 5-те вид., доп. і перероб. К.: Атіка, Документування управлінської діяльності (методичні рекомендації), Кременчуцьке міське управління освіти/-Кременчук, 2006.