1

2 Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ МББЖ);Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ МББЖ); Access МББЖ-сынаң сервистік мүмкіндіктері;Access МББЖ-сынаң сервистік мүмкіндіктері; Мәліметтер базасы (МБ);Мәліметтер базасы (МБ); MS Access объектілері;MS Access объектілері; Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері;Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері; MS Access-тің екі жұмыс режимі;MS Access-тің екі жұмыс режимі; Мәліметтер типтері;Мәліметтер типтері; Жаңа мәліметтер базасы файлы нашу

3 Access программасы – бұл мәліметтер базасын басқару жүйесі (BD-СУБД - МББЖ). Басқару жүйесі денегіміз - көлемді мәліметтер жиынан тұтынушыларға ыңғайлы түрде бейнелеп, белгілі бір формата сақтап қана қоймай, она ары қарай өңдеуге арналған программалар кешені. 1. Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ)

4 Access жиі қайталанап отыратын операцияларты автоматтантурыға мүмкіндік береді (мыс., жалақы есептеу, құнты материалдарты есепке алып отуры, т.с.с. ). Access көмегімен мәліметтерді енгізу мен оларты көруге арналған ыңғайлы форматар жасауға және оларты қағазға басып шығаратын күрделі басылымдар (отчеты) құрастурыға да болаты.

5 Access Windows ортасында жұмыс істейтін программа болғантықтан (екеуін де Microsoft фирмасы жасаған), олар бір- бірімен өте үйлесімді түрде жұмыс істей аллоты. Access программасы Windows басқаруымен істейтін МББЖ болғантықтан, мұнда да басқа программалардан (және керісінше) буфер арқылы кез келген мәліметті қиып алуға, көшіруге және кірістіріп қоюға болаты.

6 Access – бұл реляциялық МББЖ, яғни мұнда бір мезетте бірнеше мәліметтер базасынаң кистелерімен қатар жұмыс істей берегу болаты. Реляциялық МББЖ мәліметтер құрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді. Access кистесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметтермен байланастурыға және де мұнда Paradox немесе Dbase МББЖ-ларында жасалған мәліметтерді пайдалана берегу болаты. Access мәліметтері Excel кистелерімен де оңай әрекеттесе аллоты.

7 2. Access МББЖ-сында көптеген қосымша сервистік мүмкіндіктер бар. Өрнектер, мыс., Access ортезы на енгізілген мәліметтің дұрыс мәнді екендігін тексеру үшін пайдаланалатын формулалар. Шебер (Мастер - Wizard) – белгілі бір есепті шығаруға немесе бекітілген типтегі объектіні жасауға арналған арнайы программа.

8 Макростар программалаусыз-ақ көптеген іс- әрекеттерді автоматтантурыға арналған мүмкіндіктер жиына; Access ортезы на енгізілген VBA (Visual Basic for Applications) тілі - Microsoft Office ортасында қолану үшін арнайы жасалған Basic тілінің бір нұсқасы – тәжірибелі маманға мәліметтер өңдеудің күрделі процедураларын программалауға мүмкіндік береді. Формалар мен басылымдарты (отчет) қарап отырып, олартың ақырғы қағазға түсетін нәтижелік нұсқасынаң қандай болатынан білуге болаты.

9 3. Мәліметтер базасы (МБ) - информациялық жүйенің өңделетін объектісі, қоршаған ортанаң белгілі бір саласынаң немесе бір пән аймағынаң нақты объектілері жайлы берілген мәліметтер жиына. Екі өлшемді кистелерден тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналлоты.

10 Әрбір кисте бекітілген бағаналар санинан және бірнеше (айнамалы) жолдар санинан тұраты. Макет – алтын ала жасалған бағаналар сипаттамасы (ені, мәлімет типі, келісім бойынша мәні, т.с.с.).

11 Кестенің әрбір жолы жазба (запись - record) деп аталлоты. Жолдар рет-ретімен нөмірленіп отраты. Әрбір бағана өріс (поле - field) болып саналлоты, хххонда нақты мәлімет болаты. Алтын ала өрістің қайталанбас аты; өрістің типі ; қосымша сипаттамалары (ұзынтығы, форматы) бекітіледі. Өрістің санин, олартың аттарын және типтерін өзгертуге болаты, бірақ бұл кистенің макетін өзгерту денег сөз. Бір өріс бірнеше кисте ішіне кіре аллоты.

12 4. MS Access объектілері : Кесте – мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, бір тақырыпқа берілген нақты мәліметтер жиына. Ол өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұраты. Форма – кисте мәліметтерін экранда бейнелеу жолы немесе оларты басқару мүмкіндіктері, форма мәліметті енгізу, көру және толықтуры үшін қолданаллоты. Сұранас (запрос) – керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кистеден белгіленген шарттарға байланасты таңдап алу тәсілі. Сұранас беру арқылы берілген өрістерден немесе басқа кистеден алынатын өрістерден тұратын виртуалты кистелер құруға болаты. Басылым (отчет) – мәліметтердің керекті құрылымын баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.

13 Макрос МБ-наң нақты бір операциясын орындауты программалаусыз автоматтанты- раты. Модуль МБ-на баптау, түрлендіру және толықтурыға керекті Visual Basic тіліндегі программадан тұраты. Кестелер, сұранастар (запросы), формула, басылымдар (отчеты), макро стар және модульдер жалпы файлдар базасында сақталатын тәуелсіз өзіндік объектілер.

14 5. Мәліметтер базасын жобалау кезеңдері МБ кистелерін, формулаын және басылымдарын жасаудан бұрын олартың жобасын құрып алу керек. Жобанаң басты қызметі – она орындау барысында белгіленген жордан ауытқымау қажет. Мәліметтер базасы күрделі объект, она жоспарлауға жұмсалған уақыт жалпы жұмыстың орындалуын тездетеді. Мәліметтер базасынаң құрылымы алтын ала жасалмаса, онаң объектілерін жиі-жиі қайта құрастырып уақыт жіберегу тура келеді.

15 Мәліметтер базасын жобалауты онаң нәтижесін алуға керекті объектілердің эскизін құрудан бастарты. Сонан соң объектілер арасындағы байланасты анақтап, сол байланастарға қойылатын талаптарты да жазып шығу керек.

16 Қандай мәліметтеріміз бар? Қандай кисте құру керек? Кесте өрістерінің типі қандай болуы тиіс? Алынған кистелер бір-бірімен қалай байланасаты? Формалар мен басылымдардан қандай информация алу керек? Формалар мен басылымдар жасау үшін қандай сұранастар (запросы) қажет? Сұранастар құру кезінде есептелетін өрістер бола ма? МБ жұмысын автоматтантуры үшін қандай макро стар жасау керек? Жобалау кезінде мынадай сұрақтарға жауап беру керек:

17 6. MS Access екі режимде жұмыс істейді: 1) Жедел (оперативті) режим – бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларты қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу; 2) Конструктор режимі – алтын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және она толықтырып өзгерту.

18 Бұдан басқа МБ файлы на жеке терезесі бар тағы бір құжат кіреді ол: Мәліметтер схемасы. Мұнда кисте араларында байланастар орнатып, оларты көріп, өзгертіп, керек емесін алып тастауға болаты. Байланастар мәліметтерді бақылап, сұранастар мен басылымдар жасауға көмектеседі.

19 7. Мәліметтер типтері: мәтіндік (текстовый); сантық (числовой); ақшалық (денежнай); санауыш (счетчик); дата/уақыт (дата/время); логикалық (TRUE немесе FALSE); MEMO өрісі; OLE объектісі өрісі (бұл өрістің мәні – МБ-ға енгізілген OLE объектісі; мұндай өріс мультимедиялық мәлімет сақтай аллоты) Гиперсілтеме (Гиперссылка) Алмастуры шеберлері (Мастер подстановок)

20 Мәтіндік өрістер Өріс аты енгізілгенде, келісім бойынша (по умолчанию) MS Access мәліметке бірден мәтіндік тип тағайындап, өріс енін 50 символ сиятын етіп аллоты. Өріс енін өзгерту үшін, «Өріс қасиеттері» бөліміндегі Өріс мөлшері жолына онаң жаңа еніне сәйкес бүтін сан (1-ден 255-ке дейін) енгізу керек. Мыс., егерь өріс ені 25 бокса, хххонда бұл өріске ұзынтығы 25 символдан аспайтын сөз тіркесін енгізуге болаты. Төменде мәтіндік типі бар өрістерге енгізілетін сөз тіркистерінен мысалдар келтірліген: Музыкальнай центр ЦКБ "ЦИКЛОН" ( ү й) Дәулетұлы Серік

21 Сантық өрістер Сантық мәндер енгізілетін өріс типтерін пайдалану ережелері мынадай: 1. Сантық типтегі мәлімет енгізілісімен автоматы түрде ол тексеріледі. Егер мәлімет ішінде мәтіндік немесе арнайы символ дар бокса, MS Access қате болғанан хабарлайты және мәлімет енгізілмейді. 2. Тек сантық өрістер мәліметтерімен математикалық операциялар орындаллоты. Өріс мөлшері жолынаң қасиеттерін пайдаланап, сантық типтегі өрістер үшін мынадай типтер орнатуға болаты:

22 Мәні Сипаттамасы Үтірден кейін- гі бөлшегі Мөлшері Байт 0-ден 255-ке дейінгі сандра (бөлшексіз) Болмайты 1 байт Бүтін ден ге дейінгі сандра (бөлшексіз) Болмайты 2 байт Ұзын бүтін (Келісім бойынша алынған мән) бен ге дейін- гі сандра (бөлшексіз) Болмайты 4 байт Жылжымалы нүктелі (4 байт) *10 38 ден * ге дейінгі сандра 74 байт Жылжымалы нүктелі (8 байт ) ден * ге дейінгі сандра 158 байт Репликация коты Уникальты глобальтыидентификатор (GUID) Анақталмаған 16 байт

23 Өріс мөлшерін тағайындаудан бұрын, хххонда қандай мәліметтер сақталатынан ойлау қажет. Ең тиімді мәнін таңдап алсақ, оларты сақтайтын орындарты да үнемдеуге болаты. Үтірден кейінгі онтық таңбалар санин көрсету үшін Число десятичнах знаков өрісінің қасиеттерін пайдалану керек. Ол 0-ден 15-ке дейінгі мәндерді қабылдай аллоты. Осы өрістің Авто атрибуты үтірден кейінгі бөлшек таңбаларын автоматы түрде таңдап ала аллоты.

24 Ақшалық типтегі өрістер Ақшалық өріс сантық өріске ұқсайты. Одан айырмасы - ақшалық өріс үшін Формат поля өрісі автоматы түрде Денежнай мәнін қабылдайты. Ал Число десятичнах знаков жолы үтірден кейін екі таңба қабылдайты, бірақ она өзгертуге де болаты. Ақшалық типтегі сандрамен - бүтін сандра үшін 15 таңбамен, бөлшек үшін 4 таңбамен арифметикалық операциялар орындай берегу болаты. Бұл өріс ені 8 байт болып тағайындалған.

25 Санауыш (счетчик) типіндегі өрістер Санауыш типіндегі өрістер мәні автоматы түрде жаңа жазба енгізілген сайын бірге өзгеріп отыратын реттік нөмір болып табыла- ты. Олар қайталанбайты және өзгертілмейді, көбінесе кистелерді бір-бірімен байланас- туры үшін қажетті өріс болып табылаты.

26 Дата/уақыт өрістері Дата немесе уақыт, әйтпесе осы екеуі қатар енгізілетін өріс. Онаң арнайы форматын алтын ала таңдап алу керек. Бұл өрістің ерекшеліктері: 1. MS Access датана енгізіп көрсетуді бірнеше формата орындай аллоты. Онаң нақты нұсқасы Кесте конструкторы- наң Формат поля қасиеттерінде көрсетіледі. Мәліметтерді сақтау кезінде бұлар автоматы түрде ішкі бейнелеу форматарына айналып кетеді. 2. Датана енгізу кезінде MS Access онаң форматын тексеріп, тек дұрыс форматағы даталарты енгізеді. Бұл өрісте кез келген дата мен уақыт 1 қаңтар 100 ж. бастап 31 желтоқсан 9999 ж. дейін енгізіле береді Бұлар сақталу кезінде 8 байт орын аллоты.

27 Логик алық өрістер Логикалық өрістер (Yes No) - мүмкін екі мәннің бірін қабылдайты (ақиқат/жалған; иә/жоқ; қосылған/қосылмаған, ұл/қыз). Формат поля жолы арқылы логикалық өріс арнайы форматты немесе ішкі үш мәндердің бірін қабылдайты: Истина/Ложь, Да/Нет немесе Вкл/Выкл. Мұндағы Истина, Да және Вкл логикалық True мәніне, ал Ложь, Нет және Выкл мәндері логикалық False мәніне сәйкес келеді.

28 Егер ішкі формат таңдалып, сонан соң логикалық мәннің бірін енгізсек, енгізілген мән ішкі форматқа сәйкес өзгереді. Мыс., егерь біз True (немесе Вкл) мәнін енгізсек, ал Формат поля жолында онаң ішкі форматында Да/Нет көрсетілсе, хххонда енгізілген мән бірден Да мәніне ауысып кетеді. Арнайы логикалық формат нүктелі үтірмен (;) бөлінген үш компонентке дейін мән қабылдай аллоты.

29 Ұзынтығы айнамалы мәтіндік өріс Ұзынтығы айнамалы мәтіндік өріс (MEMO өрісі) жай мәтіндік өріс сияқты мәндер қабылдайты. Олартың айырмашылығы - MEMO өрісінің көлемі 255 символ емес, символға дейін мәтін сақтай аллоты.

30 OLE объектісі ө рісі MS Access кистелеріне суреттер және де басқа екілік форматағы мәліметтер (мыс., MS Excel электронтық кистесі, MS Word құжаты, графика, тыбыстық жазба) жазыла береді. Осындай мәліметтер үшін OLE объектісі өрісі қолданаллоты. Мұндай өріске енгізілетін мәлімет көлемі компью-тердің қатты диск көлеміне (1 Гигабайтқа дейін) ғана байланасты болаты.

31 Гиперс ілтеме өрістері Мұндай тип әріптер мен цифрлардан тұратын гиперсілтеме адресін сақтайты. Гиперсілтеме адресі үш бөліктен тұра аллоты: Гиперсілтеме өрісінің бөлігі Онаң сипаттамасы МәтінӨріске немесе басқару элементіне шығарылатын мәтін Адрес Файлға (UNC форматында) немесе параққа баратын жол (URL адресі) Қосымша адрес Файл немесе парақ ішінде орналасуы Әрбір бөлік 2048 символға дейін мөлшерде бола аллоты. Өріске гиперсілтеме адресін енгізу үшін, Вставка | Гиперссылка командасын орындау керек.

32 Арифметикалық, шартты және логикалық өрнектер: Өрнектердің операндалары (компонеттері) ретінде мыналар пайдаланала аллоты: өріс аттары (олар тік жақшаға алынап жазылаты); сантық литералдар; мәтіндік литералдар (қостырнақшаға алынап жазылаты); функциялар. Мысалы: [Цена]*[Количество] [Номер] =10 [Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]= "Мир"

33 Алмастуры шебері мәліметтерінің типі Бұл типті таңдағанда, тізім ішінен бір жолты таңдап алуға болатын Алмастуры шебері іске қосылаты (мастер подстановок). Бұл өрістің көлемі алмастуры үшін қолдана- латын түйінді өрістің (ключевое поле) көлемі- мен бірдей болаты (әдетте, 4 байт).

34 Кілт (түйінді өріс) ұғымы Кілт (ключ) немесе түйін – кисте жазбаларын анақтайтын немесе кистелер арасындағы байланастарты ұйымдастыратын бір немесе бірнеше түйінді өрістер. Олартың бір мәні кисте ішінде екінші рет қайталанбауы тиіс. Түйінді өріс (ключевое поле) – кистедегі жазбаларты таңдап алу мақсатында мәндері қолданалатын негізгі өріс. Түйінді өріс ретінде көбінесе нөмір (санауыш) қолданаллоты.

35 Бірінші реттегі кілт немесе түйін (первичнай ключ) Кестедегі әрбір жазбанаң бірінші реттегі түйінді өрісі (кілті) болуы тиіс, ол идентификатор (немесе адрес) болаты. Кілт бір немесе бірнеше өрістерден тұраты. Бірінші реттегі кілттің әрбір мәні бұл кисте ішінде қайталанбауы тиіс (д. б. уникальнам). Бұдан бөлек кистенің қарапайым (екінші реттегі) кілттері де бола береді.

36 Бірініші реттегі түйіннің мынадай қасиеттері болуы тиіс: 1) Жазбана бірмәнді түрде анақтау (Однозначная идентификация): түйіннің мәні арқылы жазба бірмәнді түрде айқын анақталуы тиіс (запись должна однозначно определяться значением ключа). 2) Қайталану болмауы тиіс (отсутствие избыточности): бірмәнділік қасиетті бұзбай, ешбір өрісті алып тастауға болмайты (никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначности идентификации).

37 Мәліметтер базасы файлын жасау (құру) Access МБ-наң барлық кистелерін және де басқа онаң объектілерін бір файлда сақтайты. Сонтықтан МБ кистелерін жасамай тұрып, бос мәліметтер базасы файлын ашып алу керек.

38 Microsoft Access іске қосылып, онаң терезесі шыққанда, сонамен қатар алғашқы диалог терезесі де пайда болаты. Ол терезеде - жаңа база ашылуын немесе бұрын ашылған МБ- на пайдалану керектігін көрсету керек. (1 сурет). Бұл диалог терезесі Access- тің Сервис | Параметры | Вид | Отображать жолындағы Окно запуска қанат белгісі көрсетіліп тұрғанда шығаты.

39 Жаңа мәліметтер базасы файлы нашу 1 сурет Access-тің алғашқы диалог терезесі

40 Егер диалог терезесі экранға шығарылмаса, хххонда Файл | Создать командасын немесе Базы даннах аспаптар тақтасындағы Создать батырмасын шерту керек. Схххонда Access 2-суретте көрсетілген Создание диалог терезесін экранға шығараты. 2 сурет. МБ жасау вариантта- рын таңдау терезесі

41 Файл новой базы даннах терезесі шыққан соң, керекті бумана ашып, онаң ішінен, мыс., student атты файл ашу қажет. Имя файла жолына осы файл атын енгізу керек. Ескерту МБ файл атын жазған кезде онаң ұзынтығы 255 символдан аспауы тиіс және файл атында мынадай символ дар: \ ? : * « | қолданалмайты.

42

43 МБ кистесін құру екі кезеңнен тұраты: 1. Алғашқы кезеңде онаң құрылымы анақталлоты, олар: өрістер құрамы, олартың аттары, әрбір өрістің типтері, өріс мөлшері, кілттер, кисте индекстері, т.б. өріс қасиеттері. 2. Екінші кезеңде кисте жазбалары жасалып, олар мәліметтермен толықтырылаты.

44 Access-те кисте құрылымын анақтаутың бірнеше режимі бар. Онаң барлық мүмкіндіктерін пайдалану кисте конструкторында жақсы іске асырылаты. Онда диалогтық режимде кисте құрылымын анақтап, онаң элементтерінің барлық параметрлерін енгізуге болаты.