Студентки 3 курса группы А-4 О. Клинцовой

ДОУ – вид человеческой деятельности, связанный созданием, оформлением, движением и хранением документов.

Документооборот Организацией документооборота занимается служба ДОУ. Служба ДОУ может быть представлена как отдельными структурными подразделениями, так и отдельными работниками:ДОУ секретарь, секретарь референт, делопроизводитель, управделами, помощник руководителя

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно: Совершенствование форм и методов работы с документами; Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; Сокращение документооборота; Унификация форм документов; Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции службы ДОУ: К технологическим функциям относят: Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; Разработка и проектирование бланков документов; Подготовка документов к отправке.

К организационным функциям относят: Подготовка к докладу руководству поступающих документов; Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; Организация хранения документов в структурных подразделениях; Организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; Повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; Организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; Организация делопроизводства по обращениям граждан; Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); Контроль за сроками исполнения документов; Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

К методическим функциям относят: Разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; Проведение экспертизы научной и практической ценности документов; Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Документы делятся на 3 документопотока: Входящие документы – документы, поступившие в организацию для работы из других организаций. Исходящие документы - документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле. Внутренние документы - оформляются в организации и имеют внутреннее применение.

Корреспонденция - печатная продукция, доставляемая по месту подписки местным курьером (почтальоном).

Правила работы с внутренними документами 1. Прием почты, проверка правильности адресования 2. Вскрытие конвертов и проверка вложений 3. Предварительное рассмотрение (сортировка корреспонденции)корреспонденции 4. Простановка отметки о поступлении документа 5. Регистрация 6. Передача документов руководителю 7. Рассмотрение документов руководителем (с нанесением резолюции) 8. Внесение сведений из резолюции в регистрационный формы 9. Передача документов исполнителю 10. Контроль за исполнением документов 11. Пошивка документов в дело

Регистрация – процесс проставления на документе специального регистрационного номера, с последующей записью сведений о документе в специальных регистрационных формах

Правила работы с исходящими документами Составление проекта документа, его распечатка Согласование проекта с заинтересованными лицами Подписание документа Регистрация Оформление документа, как почтового отправления, отправка.

Контроль за исполнением документов Сроки исполнения документов: Виды контроля за исполнением документов: Документы текущего месяца Документы текущего года Документы последующих лет Текущий контроль Предупредительный контроль Итоговый контроль

Правила работы с внутренними документами Составление проекта документа и его распечатка Согласование проекта с заинтересованными лицами Подписание документа Регистрация Передача документов исполнителю Контроль за исполнением документов Подшивка документов в дело