Требования к оформлению деловых писем Ворошкевич Н.А., зам.начальника управления образования администрации Ильинского муниципального района

2 Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между организациями и частными лицами в процессе осуществления их деятельности. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. В каждой организации должны быть: - книга учета исходящей корреспонденции; - книга учета входящей корреспонденции.

3 Книга учета исходящей Книга учета входящей корреспонденции корреспонденции регистрационный номер дата куда направлено краткое содержание регистрационный номер дата исходящий номер, дата от кого краткое содержание кому направлено подпись срок исполнения

4 Подготовка и оформление служебных писем Для любого служебного письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк организации. Фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название организации, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, дата и письма. В тексте рекомендуется использовать размер шрифта 14. Только печатая отметку об исполнителе, можно использовать шрифт 12. Каждый лист письма должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

5 Подготовка и оформление служебных писем Государственным стандартом (ГОСТ Р ) установлены единые требования к оформлению документов. Требования стандарта обязательны для применения во всех организациях, учреждениях и на предприятиях независимо от подчиненности и форм собственности.

6 Обязательные реквизиты оформления письма Адресат 1. Адресование письма в организацию и ее структурное подразделение. Пример: Управление образования администрации Ильинского муниципального района 2. Адресование письма конкретным должностным лицам. Пример 1: Председателю КДНиЗП В.А.Рябковой. Пример 2: Управление образования администрации Ильинского муниципального района Консультанту С.А.Паршаковой 3. Адресование письма физическому лицу Пример: Аликину В.М. ул. Мира, д. 14, кв. 47, г. Березники, Пермский край,

7 Обязательные реквизиты оформления письма Заголовок к тексту Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Печатается в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится. Выделяется полужирным шрифтом. Пример: О создании аттестационной комиссии Об участии в реализации проекта "Поезд Победы»

8 Обязательные реквизиты оформления письма Текст Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения). Допускается начинать текст письма с обращения к адресату, которое печатается посредине строки, например: Уважаемый Сергей Александрович!

9 Обязательные реквизиты оформления письма Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть оформлена одним из следующих способов: 1. Если приложение названо в тексте: Приложение: на 5 л. в 1 экз. 2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров: Приложение: Договор от 17 января 2005 г. 3 - на 17 л. в 2 экз. 3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Проект бюджета на 2005 год - на 37 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка - на 3 л. в 1 экз. 4. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 2 экз.

10 Обязательные реквизиты оформления письма Подпись Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Пример: Директор Личная подпись Инициалы, фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Пример: Начальник Личная подпись Инициалы, фамилия Бухгалтер Личная подпись Инициалы, фамилия

11 Обязательные реквизиты оформления письма Отметка об исполнителе На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Пример: Н.А.Мурашова 8(34276)91378

12 Разновидности деловых писем 1. Сопроводительное письмо 2. Гарантийное письмо 3.Письмо-просьба 4.Письмо-запрос 5. Письмо-предложение 6.Письмо-ответ 7.Письмо-заявка 8.Письмо-сообщение 9. Информационное письмо 10.Письмо-извещение 11.Письмо-напоминание 12.Письмо-требование 13.Письмо-приглашение 14.Письмо-благодарность 15.Письмо-поздравление и др.

13 Сопроводительное письмо Это деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам...» (в подведомственную организацию). «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...», «В соответствии с протоколом высылаем Вам...». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом.

14 Гарантийное письмо Это деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, качество и сроки выполнения работы, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем» и др. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером и удостоверяются печатью учреждения.

15 Письмо-просьба Это деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас сообщить...», «Просим Вас предоставить...» В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить...)» «Одновременно просим Вас...». Письмо-просьба требует письма-ответа.

16 Письмо-запрос Это деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы составляются так же, как и письма- просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

17 Письмо-предложение Это деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Ключевой фразой письма-предложения может быть: «Предлагаем Вам...». «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...».

18 Письмо-ответ Это деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо- отказ). Письмо-ответ может начинаться словами: «Сообщаем Вам...», «Предоставляем информацию о...».

19 Письмо-заявка Это деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки - это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной. В тексте, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим Вас включить в состав группы для участия в...», «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников...».

20 Письмо-сообщение Это деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что...»; «Доводим до Вашего сведения, что...»; «Считаем необходимым поставить Вас в известность о...»; «Извещаем Вас о...».

21 Информационное письмо Это деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения, а также информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

22 Письмо-извещение Это деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

23 Письмо-напоминание Это деловое письмо, используемое в случаях, когда организация- корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой письма-напоминания является: «Напоминаем Вам...»; «Вторично напоминаем Вам...»; «Обращаем Ваше внимание на то, что...»; «Ставим Вас в известность, что...»; «Несмотря на неоднократные напоминания...» и др.

24 Письмо-приглашение Это деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый... ! (Уважаемые...!), например: «Уважаемый Алексей Михайлович!» «Уважаемые господа!» и т.п. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения: «Приглашаем Вас принять участие в...», «Просим Вас принять участие в...», «Имеем честь пригласить Вас...».

25 Письмо-благодарность Это деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за оказанную помощь в...»; «Выражаем Вам свою благодарность за...»; «Позвольте Вас поблагодарить за...»; «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за...» и т.п.

26 Письмо-поздравление Это деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: «Поздравляем Вас в связи с...»; «Искренне поздравляем Вас с...»; «Примите наши искренние поздравления в связи с...» и т.п. Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом и т.д.