СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

«Можно чему-то научиться у любого человека, который встречается на пути». - Китайская поговорка «Умные люди учатся для того чтобы знать; ничтожные – для того, чтобы знали».- Восточное изречение «Нет ничего более могущественного чем знание. Это подтверждается тем фактом, что цари властвуют над людьми, а ученые над царями». – ад-Дували

Тема 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.2. Организационное построение службы делопроизводства

Организационное построение службы делопроизводства Формы организации делопроизводства Централизованная все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре–канцелярии, общем отделе или у секретаря Децентрализованная рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения Смешанная операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованной (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Организационное построение службы делопроизводства Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Организационное построение службы делопроизводства Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций; снизить стоимость делопроизводственных операций; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; использовать прогрессивные и производительные технические средства; использовать прогрессивные и производительные технические средства; обеспечить единство организационного и методического руководства. обеспечить единство организационного и методического руководства.

Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями Основой организации труда делопроизводственного персонала является четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства. Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы: общие положения; общие положения; основные функции и задачи; основные функции и задачи; обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя); обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя); организация работы; организация работы; управление подразделением. управление подразделением.

Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы Инструкция состоит из следующих разделов: Общая часть Общая часть Функции работника Функции работника Обязанности работника. Обязанности работника. Права работника Права работника Взаимоотношения (связи по должности). Взаимоотношения (связи по должности). Оценка работы. Оценка работы.

Документация организации Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции

Практикум Задания Задания 1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях. 1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях. 2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, функциях, правах и ответственности. 2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, функциях, правах и ответственности. 3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации. 3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации. 4. Какие основные требования предъявляются секретарю- референту в современных условиях? 4. Какие основные требования предъявляются секретарю- референту в современных условиях? 5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об обязанностях руководителя службы делопроизводства. 5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об обязанностях руководителя службы делопроизводства.

1.2. Правила подготовки и оформления документов

Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

Бланки документов Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм. Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Оформление реквизитов документов Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.). Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.). Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом). Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом). Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД. Дата документа Дата документа Подпись документа Подпись документа Согласование документа Согласование документа

Согласование проектов документов Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего. Например: Начальник контрольно-правового управления Личная подпись В.А. Петров При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом: Замечания прилагаются Личная подпись А.П. Аксенов

Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями. Грифы утверждения оформляются следующим образом: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Глава администрации ______________________ района Глава администрации ______________________ района Наименование Наименование Личная подпись И.И. Завьялов Личная подпись И.И. Завьялов илиУТВЕРЖДЕНО Постановление главы Постановление главы администрации ___________района Наименование Наименование от от

Адресование документа Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в- именительном падеже. Например: Администрация _______________области Наименование Наименование Контрольно-правовое управление При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Министерство образования РФ Управление делами Управление делами Главному специалисту Главному специалисту Григорьеву А.В Григорьеву А.В

Резолюция В резолюции дается указание на исполнение документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: Приложение: на 12 л. в 4 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Положение о комитете по начальному профессиональному образованию – на 6 л. в 1 экз. 2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета – на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Кирсанова или Кирсанова Мария Владимировна Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

1.3. Порядок подготовки и оформления проектов документов

Порядок подготовки и оформления проектов документов Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке. Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций. Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

Порядок подготовки и оформления проектов документов Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Протокол Протокол – документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Доклады, решения прилагаются к протоколу.

Тиражирование документов При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ. При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ. При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р

Порядок прохождения документов внутри организации

Регистрация документов Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Регистрация документов Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа. Документы в организации региструются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания, отправляемые – в день их отправления. Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др. Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

Контроль исполнения документов

Понятие контроля Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

Сроки исполнения документов Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Система учета контрольных документов Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет – не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя – 02. Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д. Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

Формирование дел Дела формируются в организации децентрализованной, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел; помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения. группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Практикум 1. Объясните механизм движения документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых). 1. Объясните механизм движения документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых). 2. Порядок регистрации документов. 2. Порядок регистрации документов Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами? 2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами? 2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы: 2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы: 1) вх. 980 от ) вх. 981 от ) вх. 980 от ) вх. 981 от Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу? 2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу? 2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от , от , от , а затем от а? 2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от , от , от , а затем от а? 2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола? 2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола? 2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете? 2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете? 2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами? 2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами? 3. Какие существуют сроки исполнения документов? 3. Какие существуют сроки исполнения документов? 4. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка? 4. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ Тема 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

2.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Состав управленческих документов Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Унифицированные системы документации Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Унифицированные системы документации: распорядительные документы В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, решения, постановления, постановления, распоряжения, распоряжения, приказы, приказы, указания, указания, поручения, поручения, инструкции. инструкции.

Унифицированные системы документации: распорядительные документы Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Унифицированные системы документации: распорядительные документы Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Унифицированные системы документации: распорядительные документы Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Унифицированные системы документации Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

Унифицированные системы документации В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Унифицированные системы документации Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями; с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; с юридической службой; со службой документационного обеспечения; со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Унифицированные системы документации Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности: с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Унифицированные системы документации Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер).

Унифицированные системы документации Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Унифицированные системы документации Существуют документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа поясняющие или дополняющие содержание другого документа направляемые с письмом в другие организации. направляемые с письмом в другие организации. На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают: Приложение Приложениек___________________ (указывается документ) __________________ __________________ Дата Дата Если приложений несколько, они нумеруются.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

Понятие Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Понятие Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. В России установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). республиканские стандарты (РСТ).

Работа по унификации включает следующие этапы: разработка унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; разработка унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработка отраслевых классификаторов технико- экономической информации, отражающих специфику отрасли. разработка отраслевых классификаторов технико- экономической информации, отражающих специфику отрасли.

2.3. Виды документов и их классификация

Виды документов Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Классификация документов Документы классифицируются: по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

Классификация документов по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д. по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Виды документов Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Виды документов Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. 4. Правила оформления управленческих (организационно- распорядительных) документов

Правила оформления документов Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Правила оформления документов Постановлением Госстандарта России от принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» с изменениями и дополнениями от ст Данный стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. В государственном стандарте определено 29 реквизитов

Реквизиты оформления документов 01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

Реквизиты оформления документов 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)..

Реквизиты оформления документов 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование высшестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизиты оформления документов 07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно- распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс ). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизиты оформления документов 09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Реквизиты оформления документов 10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе..

Реквизиты оформления документов 11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 12. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения 13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Реквизиты оформления документов 14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Контрольно-правовое управление Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Контрольно-правовое управление Главному специалисту А. С. Сидорову Главному специалисту А. С. Сидорову

Реквизиты оформления документов В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Реквизиты оформления документов Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир» Малый Путинковский переулок, д. 1/2 Малый Путинковский переулок, д. 1/2 Центр, Москва, Центр, Москва, При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например: А.Н. Гуляеву ул. Мира, д. 11, кв. 12 г. Новосибирск, А.Н. Гуляеву ул. Мира, д. 11, кв. 12 г. Новосибирск,

Реквизиты оформления документов 15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения Например: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации Подпись А.А. Иванова Подпись А.А. Иванова При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизиты оформления документов При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

Правила оформления документов 16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату Например: А.В. Зайцевой П.С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к Подпись При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым

Правила оформления документов 17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета». Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

Правила оформления документов 18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

Правила оформления документов 19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Правила оформления документов Тексты документов могут оформляться в виде: анкеты, анкеты, таблицы, таблицы, связного текста связного текста в виде их комбинации в виде их комбинации.

Правила оформления документов При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков

Правила оформления документов Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Правила оформления документов Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)– решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

Правила оформления документов В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами

Правила оформления документов В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

Правила оформления документов В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Правила оформления документов 20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению администраций области от

Правила оформления документов 21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например: Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Подпись А.А. Сергеев или Директор института Подпись А.А. Сергеев

Правила оформления документов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор завода Подпись В.В. Волков Главный бухгалтер Подпись В.М. Семенова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например: Заместитель министра Заместитель министра транспорта РФ связи РФ транспорта РФ связи РФ Подпись А.А. Петров Подпись А.В. Смирнов Подпись А.А. Петров Подпись А.В. Смирнов

Правила оформления документов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в. соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов Члены комиссии: Подпись К.М. Артемьева Подпись С.П. Матвеев Подпись С.П. Матвеев Подпись В.А. Филатов Подпись В.А. Филатов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Правила оформления документов 22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник Управления начального профессионального образования Министерства образования РФ _______________Е.Я. Бутко Подпись

Правила оформления документов Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета от Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Правила оформления документов 23. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник общего отдела Личная подпись Е.О. Матвеенко При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.И. Ващук Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Правила оформления документов 24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:Начальник управления Печать Подпись Г.В. Сидоров

Правила оформления документов 25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: Верно: Инженер отдела кадров Подпись А.С. Смирнов При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Правила оформления документов 26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Аксенов или Аксенов Юрий Михайлович Аксенов Юрий Михайлович

Правила оформления документов 27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Правила оформления документов 28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс..

Правила оформления документов 29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, нижнее; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее.

Практикум 1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД. 2. Перечислите виды организационно- распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления. 3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов. 4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются. 5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Адрес: Наименование организации Номер телефона Номер телефона Главе администрации Главе администрации Ф.И.О. Ф.И.О. Уважаемый _____________________________________________ Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы. Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы. Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г. Иноземцев Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г. Иноземцев Приложения: 1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов. 2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов России о выделении квоты на экспорт на 1999 г.

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Герб Наименование организации Директору завода «Спецжелезобетон» Директору завода «Спецжелезобетон» В.А. Борисову В.А. Борисову Копия: главе администрации Копия: главе администрации К.К. Петрову К.К. Петрову Копия: начальнику ГНИ по Копия: начальнику ГНИ по Тагинскому району Тагинскому району В.Ф. Антонову В.Ф. Антонову Текст Текст Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков Печать Печать

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Герб Наименование организации Адрес Директору предприятия «Адрон» Н.В. Григорьеву Н.В. Григорьеву ____________ ____________ Текст Генеральный директор АО НЗХК А.И. Белов АО НЗХК А.И. Белов

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Герб Наименование организации Петрову Г.И. Петрову Г.И.Адрес _________ _______________ Текст Директор ООО «Индивидуал» Подпись ГГ. Гусейнов Печать Печать

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Наименование организации Адрес На 1755/2 В Администрацию от Новосибирской области от Новосибирской области При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов составляет 125 тыс. руб. При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов составляет 125 тыс. руб. Директор Подпись И.А. Сидоров Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривош Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривош

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. ГЕРБ Наименование организации ПРОТОКОЛ ПРОТОКОЛ Заседания комиссии по... Председатель – Смирнов С.С. Секретарь – Антонова М.И. Присутствовали: 5 человек ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П.И. 1. Слушали: Иванова П.И. – текст доклада прилагается. Выступили: Петров Н.И. – Я в своем выступлении... Председатель Подпись С.С. Смирнов

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Наименование организации СПРАВКА Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей. Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей. Директор Подпись И.Н. Сидоров

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Наименование организации ПРИКАЗ ПРИКАЗ __________ ____________ Об итогах работы комиссии ПРИКАЗЫВАЮ:1._____________________________________________2._____________________________________________3._____________________________________________ Директор Подпись П.П. Григорьев

Приложение. Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; УЗ - гриф ограничения; 14 - адресат; /5 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; /8 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов

3. Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных реквизитов

3.1 Современное деловое письмо

Содержание Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем.

Содержание Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»[1]. [1] [1] Дунаевский О.В. Современная условная речь. М, С. 6, 7. [1] Дунаевский О.В. Современная условная речь. М, С. 6, 7. [1]

Содержание Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации- отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации- отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов

Правила оформления делового письма Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые рас-. полагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р

Правила оформления делового письма Согласно ГОСТ Р документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа

Правила оформления делового письма Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления делового письма Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Правила оформления делового письма 1. Согласно ГОСТ Р изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений. 2. Наименование организации –адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно- исследовательский институт документирования и архивного дела – ВНИИДАД.

Правила оформления делового письма Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками; по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод); по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод); смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными. смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

Правила оформления делового письма 3. К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке

Правила оформления делового письма 4. Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так: (допускается и иная запись: )

Правила оформления делового письма 5. Регистрационный номер исходящего документа–номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: 2/ или 18/ Регистрационный номер исходящего документа–номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: 2/ или 18/275.

Правила оформления делового письма 6. Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. 6. Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На ___________ от_____________ Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На 4520/144 от ».

Правила оформления делового письма 7. Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». 7. Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид».

Правила оформления делового письма Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит» А.Н. Смирнову

Правила оформления делового письма Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Ю.В. Гусеву Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

Правила оформления делового письма Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации. Например: Директору акционерного общества«Кристалл» Г.Н. Некрасову Скатертный пер., д. 22, Москва,

Правила оформления делового письма Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И. Григорьеву ул. Кирова, д. 76, кв. 12, г. Новосибирск, Согласно ГОСТ Р инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии

Правила оформления делового письма Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. Например: акад. А.Г. Иванову проф. Н.Г. Кирсанову

Правила оформления делового письма 8. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например: Об организации выездной торговли О поставке угля по контракту 33-02/567 О закупке кирпичного завода Заголовок не должен превышать двух строк.

Правила оформления делового письма Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например в письме, адресованном в отделение милиции: Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Г.В.Сидорову По делу гр. Круглова А.А. По делу гр. Круглова А.А.

Правила оформления делового письма 9. Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Правила оформления делового письма 10. Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие- либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз

Правила оформления делового письма 11. Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например: Директор школы Подпись К. К. Сидоров Директор школы Подпись К. К. Сидоров Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям.