Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел , адрес эл. почты Лекция 3 Основные учётные документы государственного архива Дисциплина Архивоведение

Понятие об учёте документов Архивного фонда РФ это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учет документов 2 учет обеспечивает организациионную упорядоченность возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях Принципы учёта документов 3

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях установления общих для всех хранилищ документов АФ РФ единиц учета единства организациии хранения и учета документов сопоставимости учетных показателей строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов АФ РФ Особенности учёта документов 4

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр 5 Гос. архив Тульской области. Ф. 93. Оп. 2. Д Л. 73 об. – 74 Название архива фонды описи дела листов

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях Российского государственного архива древних актов фонда Название фонда книги листа РГАДАФ. 210Поместный приказ. Белгородский стол. Кн. 97.Л. 747 Архивный номер 6 Центральный архив Министерства обороны фонда описи дела листа ЦАМО.Ф. 456 СП.Оп с.Д. 32.Л. 133 ЦАМО.Ф. 72 ГСД.Оп. 2.Д. 6.Л.25

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения. Единицы учета документов 7

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях Единица хранения Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов. Единицы учёта документов 8 документов на бумажной основе дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку кинодокументов физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации фотодокументов физически обособленный кадр, несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом

Характерные черты и особенности учёта документов в арх. учреждениях Единица учета машиночитаемых (электронных) документов Единица учета машиночитаемых (электронных) документов - комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний). Система учетных документов архива Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов АФ РФ. Единицы учёта документов 9

Учёт документов в ведомственных архивах 10 Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищ у. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета. Учетные документы хранятся в хранилище в сейфах или металлических шкафах.

Основные учетные документы Книга учета поступлений документов 11 п/п Дата поступления Наименование организации и (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы Название фонда Годы документов Количество ед. хр. или не описанных документов (листов) Краткая характеристика состояния Номер фонда, присвоенный поступивши м документам по списку фондов Примечания для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания

Основные учетные документы для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших Список фондов 12

Основные учетные документы для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда Лист фонда 13

Основные учетные документы для по единичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись Опись дел, документов 14

Основные учетные документы реестр описей инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни паспорт архивохранилища 15

Основные учетные документы паспорт архива карточка фонда сведения об изменениях в составе и объеме фондов на следующего за отчетным года Документы централизованного гос. учета 16

Вспомогательные учетные документы карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги по видового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов. 17