ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ БОСС-Референт: построение системы документационного обеспечения управления организации

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Компания Ай Ти- комплексное решение задач заказчика Основные направления деятельности Консалтинг в области информационных технологий Заказные разработки Создание сетевой и телекоммуникационной инфраструктуры Создание электронных платежных систем Создание систем безопасности и защиты информации Производство программных и аппаратных продуктов, в том числе БОСС-Референт и БОСС-Кадровик Авторизованное обучение в области информационных технологий и менеджмента. Академия Ай Ти

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Бизнес-процессы, автоматизируемые системой Обработка входящей и исходящей корреспонденции Обработка внутренней корреспонденции Формирование и исполнение поручений Контроль исполнительской дисциплины Согласование документов Информирование и сбор мнений сотрудников Контроль договоров и управление проектами Обеспечение работы сервисных служб Маршрутизация и доставка информации Заказ пропусков, организация совещаний др.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Для кого предназначена система Категории предприятий Коммерческие территориально- распределенные структуры Коммерческие единичные предприятия Государственные структуры управления: от федерального до муниципального уровня Категории сотрудников Руководители организации Руководители подразделений Специалисты, участвующие в подготовке документов Секретари и референты Все сотрудники аппарата управления

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ БОСС-Референт: преимущество перед конкурентами Возможность самостоятельной доработки системы 80% функциональности, необходимой организации Единственный продукт данного класса, который поставляется с открытым кодом. 20% функциональности Заказчик может самостоятельно развивать Функциональная полнота системы Формализованная методика внедрения. Соблюдение сроков проекта. Легкость настройки системы Наличие АРМЗИ- поддержка средств защиты информации

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Проблемы Заказчиков: взгляд сверху Снижение управляемости при росте организации Снижение уровня исполнительской дисциплины Снижение эффективности работы отдельных сотрудников и организации в целом Потеря информации при уходе ключевых сотрудников

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ БОСС-Референт как технологический каркас для построения СДОУ обеспечивает: Четкие единообразные правила обработки документов и их прохождения Типология документов, дел, классификаторов (словарей), поддержка сложных систем нумерации документов. Связывание «Нумератор-Тип документа». Четкие правила передачи документов Максимальное сокращение инстанций прохождения документов Типология маршрутов прохождения документов Стандартные и произвольные маршруты движения документов Максимальное ограничение возвратных движений документов Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами, механизм делегирования полномочий

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выгоды: повышение скорости принятия решений Постановка ДОУ в целом. Сокращение видов документов, их унификация БД Справочник организаций, БД Контрагентов, БД Словари Постановка работы канцелярии и секретариатов БД Канцелярия, БД Документы, БД Служебные записки, БД Регистратор, БД Шаблоны Согласование документов БД Согласование

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выгоды: повышение управляемости организации Формирование поручений, принятие поручений, контроль за их исполнением. Управленческая прозрачность. Экспресс-анализ исполнительской дисциплины Углубленный анализ исполнительской дисциплины Контроль за ходом принятия решений Управление проектами средствами БД Контроль договоров

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выгоды: повышение продуктивности сотрудников Высвобождение времени на решение содержательных задач Быстрый поиск информации Личный кабинет Сокращение времени на согласование документов Рабочие пространства для рабочих групп Совместные календари Мобильные сотрудники

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выгоды: повышение скорости распространения знаний внутри организации Сбор мнений сотрудников Информирование сотрудников Дифференцированная групповая работа с информационными базами Поддержка каналов эффективного обмена информацией между подразделениями

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Выгоды: эффективная организация сбора, накопления, анализа разнородной информации для принятия управленческих решений Согласование и утверждение финансовых документов: интеграция с ERP и ERP-подобными системами, возврат утвержденных документов в ERP Наличие оперативного архива и интеграция с архивной системой Саперион Перевод документов в электронный вид: интеграция с системами сканирования и распознавания документов Обработка факсов Внешний документооборот: поддержка XML-стандарта

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Управление структурой организации БД «Справочник организации» В системе можно поддержать реальную территориально- распределенную структуру организации. Проектные структуры оформляются как подразделения.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Управление структурой организации 2. Система поддерживает механизм делегирования полномочий, который отражается в полях Исполняющий обязанности и Доверенные лица. 1. Для каждого сотрудника в системе указывается перечень ролей по обработке документов: Утверждающий, Согласующий и др. 3. Механизм Доверенных лиц позволяет руководителям возложить работу по вводу данных, в частности резолюций по документам, на своих помощников.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Встроенный регламент Карточка и маршрут

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Создание регламентов управленческой деятельности Настройка процесса 16 Важнейшая характеристика блока – тип согласования Маршрут согласования, состоит из последовательности следующих друг за другом блоков согласования, каждый из которых описывается в форме Блок согласования.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Использование регламента Действия конечного пользователя Документ проходит этап согласования… 3... И этап подписания 1. Сотрудник создает проект документа, выбирая регламент и заполняя карточку документа 4. Исходящий документ передается в одну из канцелярий

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Автоматизация работы канцелярий Обработка входящей корреспонденции Для организации автоматического преобразования бумажных документов в электронный вид система БОСС- Референт интегрирована с продуктами FineReader компании Abbyy и CuneiForm фирмы Cognitive Technologies Ltd. Распознанный документ помещается в РКК на вкладку Вложения. После заполнения всех полей формы ее необходимо сохранить. После этого в форме появится кнопка Зарегистрировать.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Факторы возврата инвестиций - экономия рабочего времени сотрудников Эффект=39750/60/8=83 чел/дня

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Ценообразование

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Стоимость внедрения системы на 30 рабочих мест силами Заказчика

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Стоимость внедрения системы на 50 рабочих мест силами компании Ай Ти

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 23 Пользователи БОСС - Референта Крупные коммерческие предприятия и холдинги Мобильные Теле Системы, Магнитогорский металлургический комбинат, ТНК-ВР, Немирофф, Нижфарм, Фос Агро АГ, авиакомпания Волга-Днепр, Морские администрации портов Астрахань и Новороссийск, Росморпорт, Шереметьево, Башкирские Авиалинии, Красноярская ГЭС. Предприятия крупного и среднего бизнеса розничные и оптовые сети (Дайкин Даичи, Сток-Центр, Ультраэлектроникс и др.), производственные предприятия (Таганский мясоперерабатывающий завод), финансовые структуры (Федеральный Депозитный банк, Инвестиционная группа Алроса), телекоммуникации (Енисейтелеком). Государственные структуры управления Укрпочта, Министерство РФ по налогам и сборам, Федеральная служба по тарифам РФ, МВД России, СКЦ Минатом, Краснодарский и Красноярский краевые суды, Администрации Воронежской области, городов Казань, Якутск.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Программа для вузов БОСС-Референт для учебного процесса Цель программы: способствовать внедрению в учебный процесс новейших информационных технологий и подготовке в вузах квалифицированных специалистов, знакомых с современными информационными системами для управления. Условия программы: Компания БОСС-Референт: предоставляет вузу актуальную версию СЭД БОСС-Референт с комплектом документации по специальной цене; обеспечивает методическую, техническую и консультационную поддержку. Высшее учебное заведение: разрабатывает курс, предусматривающий изучение системы БОСС-Референт; организует и проводит учебный курс для студентов; обеспечивает прохождение специалистами вуза учебных курсов компании БОСС-Референт.

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Программа для вузов Для присоединения к программе необходимо: связаться с представителями компании БОСС-Референт по адресу: br- или телефону (495) ;br- подписать соглашение о сотрудничестве и лицензионный договор. БОСС-Референт для управления вузом Учебные заведения, желающие использовать систему БОСС-Референт для автоматизации управления вузом, могут приобрести лицензии по специальным ценам: со скидкой 50%, если вуз присоединился к программе «БОСС-Референт для учебного процесса»; со скидкой 25%, без участия в программе «БОСС-Референт для учебного процесса». Скидка предоставляется к базовой стоимости лицензий системы БОСС- Референт.базовой стоимости

ДЕПАРТАМЕНТ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Спасибо за внимание !