Про стан кадрового діловодства в закладах освіти району Про стан кадрового діловодства в закладах освіти району Олійник І.М., методист науково-методичної установи науково-методичної установи «Районний методичний кабінет» «Районний методичний кабінет»

Наказ відділу освіти від ОД «Про підготовку питань на розгляд колегії відділу освіти Білопільської райдержадміністрації » Наказ відділу освіти від ОД «Про підготовку питань на розгляд колегії відділу освіти Білопільської райдержадміністрації »

Обєкти вивчення: нормативно-правове забезпечення дотримання вимог Закону «» України « Про відпустки » підготовка документів тривалого зберігання складання та оформлення документів з кадрових питань накази з кадрових питань, трудові книжки номенклатура справ

Нормативно-правове забезпечення Закон України «Про освіту», Закон України «Про освіту», Закон України «Про загальну середню освіту», Закон України «Про загальну середню освіту», Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні заклади», Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні заклади», Кодекс законів про працю України; Кодекс законів про працю України; Закон України Про відпустки; Закон України Про відпустки; Інструкція з ведення ділової документації (наказ Міністерства освіти і науки України від ); Інструкція з ведення ділової документації (наказ Міністерства освіти і науки України від ); Інструкція про порядок ведення трудових книжок. Інструкція про порядок ведення трудових книжок.

Номенклатура справ Усім керівникам навчальних закладів необхідно до зведеної номенклатури справ включати назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи установи; справам слід надавати найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. У номенклатурах справ необхідно терміни зберігання документів вказувати із зазначенням статей згідно Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від /5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України від /20884; на кожній справі потрібно проставити індекси згідно номенклатури справ, затвердженої у закладі.

Основні напрямки кадрового діловодства: підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів; підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів; облік стану підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву; облік стану підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву; облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням (облік при прийнятті, переведенні та звільненні працівників, облік заохочень та дисциплінарних стягнень,облік надання відпусток,облік змін, що стосуються працівника); облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням (облік при прийнятті, переведенні та звільненні працівників, облік заохочень та дисциплінарних стягнень,облік надання відпусток,облік змін, що стосуються працівника); організація документообігу з метою забезпечення чіткого обліку особового складу установи; організація документообігу з метою забезпечення чіткого обліку особового складу установи; виконання документів та доручень керівництва з питань роботи з кадрами; виконання документів та доручень керівництва з питань роботи з кадрами; оформлення та ведення особових справ працівників, трудових книжок. оформлення та ведення особових справ працівників, трудових книжок.

накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); накази про переведення (переміщення) на іншу роботу(посаду); накази про переведення (переміщення) на іншу роботу(посаду); накази про звільнення ( припинення трудового договору); накази про звільнення ( припинення трудового договору); накази про заохочення (нагородження, преміювання); накази про заохочення (нагородження, преміювання); накази про накладання дисциплінарного стягнення; накази про накладання дисциплінарного стягнення; накази про надання матеріальної допомоги; накази про надання матеріальної допомоги; накази про надання відпусток; накази про надання відпусток; накази про відрядження тощо. накази про відрядження тощо. накази з особового складу:

Розділи до журналу реєстрації наказів з кадрових питань: з/п; з/п; дата наказу; дата наказу; короткий зміст ; короткий зміст ; примітка. примітка.

Недоліки при наданні відпусток: у графіки надання щорічних відпусток внесені лише основні щорічні відпустки, необхідно також визначити терміни надання щорічних додаткових відпусток за роботу із шкідливими та важкими умовами праці та за особливий характер праці та кількість календарних днів, які визначено згідно з колективною угодою між адміністрацією та профспілковим комітетом навчального закладу,а також соціальні выдпустки; з графіком надання щорічних відпусток ознайомлюються під підпис, але підписи стоять на пустому окремому листу, що для наказів з кадрових питань не прийнятно.

Недоліки при наданні відпусток: у наказах про надання відпусток невірно зазначаються періоди, за які надаються основні щорічні відпустки; у наказах про надання відпусток невірно зазначаються періоди, за які надаються основні щорічні відпустки; у наказах про надання соціальних та навчальних відпусток не зазначаються підстави, які дають право на надання зазначених відпусток; у наказах про надання соціальних та навчальних відпусток не зазначаються підстави, які дають право на надання зазначених відпусток; при наданні соціальних відпусток не вказується за який календарний рік надається відпустка. при наданні соціальних відпусток не вказується за який календарний рік надається відпустка.

Стаття надання відпустки регулюється Законом «Про відпустки» : ст. 6 – щорічна основна; ст. 6 – щорічна основна; ст. 7 – додаткова за роботу зі шкідливими умова праці; ст. 7 – додаткова за роботу зі шкідливими умова праці; ст. 8 – щорічна за особливий характер праці; ст. 8 – щорічна за особливий характер праці; ст. 15 – в звязку з навчанням у вузах; ст. 15 – в звязку з навчанням у вузах; ст. 16 – творча відпустка; ст. 16 – творча відпустка; ст. 17 – у звязку з вагітністю і пологами; ст. 17 – у звязку з вагітністю і пологами; ст. 18 – догляд за дитиною до досягнення 3-річного віку; ст. 18 – догляд за дитиною до досягнення 3-річного віку; ст. 19 – матерям, які мають дітей; ст. 19 – матерям, які мають дітей; ст. 25 п. 1 – 17 – без збереження заробітної плати. ст. 25 п. 1 – 17 – без збереження заробітної плати.

Зауваження при оформленні трудових книжок : не вказується повне найменування закладу згідно печатки; не вказується повне найменування закладу згідно печатки; назви посад при прийомі працівників не відповідають назвам зазначеним у штатному розписі закладу; назви посад при прийомі працівників не відповідають назвам зазначеним у штатному розписі закладу; відсутні записи про нагородження та заохочення. відсутні записи про нагородження та заохочення.

Основні недоліки при оформленні особових справ та карток П-2 не всі копії документів, що зберігаються в особових справах, завірені печаткою ; усім керівникам навчальних закладів необхідно для працівників, прийнятих на роботу після року, завести типову форму П-2, затверджену наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від /656.

Особова справа складається з таких документів: 1) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см; 2) додаток до особового листка з обліку кадрів; 3) автобіографія; 4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації; 5) типова форма П-2; 6) копія паспорту,ідентифікаційного коду; 7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); 8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів; 9) матеріали проведення атестації,посвідчення про підвищення кваліфікації; 10)згода на обробку песональних данних; 11) опис документів.

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ !