Алексей Будин Компания ELMA Управление бизнес-процессами в компании. Практические приемы и ключевые составляющие эффективности внедрения

Компания. Задачи Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Перевод целей организации в задачи и систему процессов Формирование, постоянное улучшение процессов Реализация задач, поставленных руководством Исполнение, решение оперативных задач строго в рамках зон ответственности Производство изделий Оказание услуг

Система управления. Что бы хотелось получить ? Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Информация должна быть «на ладони» Мало времени Должен управлять эффективностью и улучшением процессов в своей области Исполнительская дисциплина Качественное выполнение, гарантированно качественный продукт или услуга на выходе

Компания. Инструменты BPM-системы Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Инструмент 3. Управление показателями (KPI) Инструмент 2. Исполняемые бизнес-процессы Инструмент 1. Регламентация, Инструкции Инструмент: BPM – система

Регламентация. Модель Задача, которую должен выполнить Менеджер Линии задают логику переходов между задачами Начальная точка бизнес-процесса

Генерация регламента

Регламентация. Что важно ? АВТОМАТИЧЕСКИ ИЛИ РУКАМИ ? ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНИЛИЩЕ УПРАВЛЕНИЕ УЛУЧШЕНИЕМ, ХРАНЕНИЕ ВСЕХ ВЕРСИЙ Владелец процесса должен иметь быстрый доступ на редактирование, простой процесс согласования ОЧЕНЬ БЫСТРЫЙ ДОСТУП К ИНСТРУКЦИЯМ, РЕЛЕВАНТНОСТЬ Документы – под рукой. Только нужные документы. 2 основные проблемы регламентов: 1.Актуальность 2.Сложность контроля исполнения и качества исполнения отдельных шагов

Исполняемые бизнес-процессы РЕГЛАМЕНТЫ СДЕЛАНЫ, НО ЛЕЖАТ «НА ПОЛКЕ» НЕОБХОДИМО УСКОРИТЬ (УПОРЯДОЧИТЬ) ПРОЦЕСС Организовать взаимодействие исполнителей из разных подразделений компании Сделать надо быстро Процесс будет подвержен изменениям Сотрудники территориально распределены КОНТРОЛЬ Контроллер должен четко понимать что происходит по его процессам Система должна автоматически контролировать соблюдение регламента

Кредитный конвейер

Организационная структура Например: Юристы работают в Юридическом отделе и подчинены начальнику отдела На диаграмме можно отобразить отделы и должности, которые есть в компании

Задаем логику движения заявки Задача, которую должен выполнить Менеджер Линии задают логику переходов между задачами Начальная точка бизнес-процесса

Контекст бизнес-процесса Контекст процесса содержит набор данных, которые нужны для принятия решения при выполнении задач по процессу

Выполнение задачи

Выполнение задачи

Контроль. Мои процессы

Контроль. Карта процесса

Контроль. Мониторинг процесса

Оптимизация бизнес-процессов КОНЦЕПЦИЯ BPM – ЭТО КОНЦЕПЦИЯ БЫСТРЫХ ИЗМЕНЕНИЙ УТРОМ ИДЕЯ – ВЕЧЕРОМ РЕШЕНИЕ ELMA позволяет организовать улучшение процессов «на лету» без остановки работы системы Поэтапное внедрение процесса – быстрый отклик от пользователей Быстрая реакция на изменение требований ОБРАБОТКА ЗАЯВКИ Добавим параллельное согласование Добавим временные регламенты

Параллельное согласование

Регламентация процесса

Таймеры Начальное событие Конечное событие Таймер Один из вариантов запуска таймера – Цикл запуска. При выборе этого варианта можно указать с какой периодичностью система должна инициировать бизнес-процесс

Таймеры – организация «длительных» процессов Процесс «замирает» на 2 недели, а потом снова напоминает менеджеру о необходимости принятия решения

Шлюзы Условие (XOR-шлюз) Параллельный шлюз с условием (OR-шлюз) Параллельный шлюз (AND-шлюз) Параллельное выполнение задач (согласований)

Динамические зоны ответственности 2 типичные ситуации с «размытыми» зонами ответственности: 1.Заранее неизвестно кто будет исполнителем 2.Если мы ставим задачу на одного человека, а он недоступен – теряем в «динамике» Для решения этих вопросов придуманы Динамические зоны ответственности

Публикация, версии БП Кнопка опубликовать

Управление показателями (KPI) ЛИШЬ 20% ПРОЦЕССОВ ХОРОШО АВТОМАТИЗИРУЮТСЯ Автоматизация может больше отвлекать, много процессов там где нет компьютеров и т.д. «НЕАВТОМАТИЗИРОВАННЫМИ» ПРОЦЕССАМИ ТОЖЕ НУЖНО УПРАВЛЯТЬ Управлять можно только тем, что можно измерить НЕОБХОДИМО ВИДЕТЬ ОБЩУЮ КАРТИНУ ПО КОМПАНИИ НЕОБХОДИМО ПРИВЯЗЫВАТЬ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ ПРОЦЕССОВ К СИСТЕМЕ МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НАДО ? ЕСТЬ ОТЧЕТЫ !??

Общая картина деятельности компании

Динамика изменений

Эффективность персонала

Управление показателями (KPI) Шаг 1. МОДЕЛИРОВАНИЕ В самом начале необходимо определить какие показатели являются значимыми и какие показатели стоит отслеживать Шаг 2. ИЗМЕРЕНИЕ Управлять можно только тем, что можно измерить Шаг 3. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ Руководство должно видеть общую картину, каждый из сотрудников должен в режиме real-time видеть свою зону ответсвенности Шаг 4. ДЕНЬГИ. МОТИВАЦИОННАЯ СХЕМА «Все просто так, кроме денег»

Моделирование Дерево показателей

Моделирование Матрица эффективности сотрудика

Измерение REAL-TIME Как только показатели не собираются за один период – они перестают работать. МАКСИМАЛЬНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ Это позволит уйти от «человеческого» фактора ВСЕ, ЧТО СОБИРАЕТСЯ РУКАМИ –РЕГЛАМЕНТИРОВАТЬ И КОНТРОЛИРОВАТЬ Максимально уходим от «человеческого фактора» ЕСЛИ ПОКАЗАТЕЛЬ НЕИЗМЕРИМ Это значит что он не нужен и был введен «для галочки»

Визуализация: верхний уровень

Визуализация: верхний уровень

Визуализация: исполнитель

Деньги. Мотивационная схема ПОЛУЧАТЬ ЗА ТО, ЗА ЧТО МОЖЕШЬ ОТВЕТИТЬ Бесполезно мотивировать человека на показатели, за которые он не в состоянии напрямую отвечать. РАЗНЫЕ МОДЕЛИ Бонусная модель, грейды и т.д.

Компания. Инструменты BPM-системы Топ-менеджер(ы) Менеджеры Начальники отделов, департаментов, направлений Офисные сотрудники Рабочие Производство, склад, услуги Инструмент 3. Управление показателями (KPI) Инструмент 2. Исполняемые бизнес-процессы Инструмент 1. Регламентация Инструмент: BPM – система Инструмент (BPM-система) должен решать задачи всех своих заказчиков. Целесообразно поэтапное внедрение BPM-системы, но при этом предыдущие шаги должны становиться фундаментом для следующих улучшений