Инструкция по созданию базы данных в Microsoft Access

База данных (БД) - совокупность хранящихся взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам. БД служат для хранения и поиска большого объема информации. База данных - структурная информационная модель.

Классификация БД 1. По характеру хранимой информации содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате содержатся документы (информация) самого разного типа: текстового, графического, звукового, мультимедийного

2. По способу хранения централизованные распределенные. Централизованная БД - БД хранится на одном компьютере. Распределенная БД - различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью.

3. По структуре организации данных реляционные нереляционные. Базы данных реляционные не реляционные иерархическая сетевая

Реляционной (от английского слова relation - отношение) называется БД, содержащая информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц, связанных между собой. Такая таблица называется отношением. Иерархической называется БД, в которой информация упорядочена следующим образом: один элемент записи считается главным, остальные – подчиненными. Сетевой называется БД, в которой к вертикальным иерархическим связям добавляются горизонтальные связи.

Каждая таблица должна иметь свое имя. Таблица - информационная модель реальной системы. Запись - это строка таблицы. Запись содержит информацию об одном конкретном объекте. Поле - это столбец таблицы. Поле содержит определенные характеристики объектов. Основной элемент БД - запись.

Имя таблицы Поле Запись

Основные типы данных: текстовый - одна строка текста (до 255 символов); поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, который можно посмотреть при помощи полос прокрутки (до символов); числовой - число любого типа (можно использовать в вычислениях); денежный - поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.); дата/время - поле, содержащее дату или время;

счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи; логический - содержит одно из значений True (истина) или False (ложно) и применяется в логических операциях; поле объекта ОLЕ - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.

Основные режимы работы с базой данных: Создание БД; Редактирование БД; Просмотр БД; Поиск информации в БД.

Основные объекты базы данных: Таблица - объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей. Форма - объект, предназначенный для облегчения ввода данных. Запрос - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет - объект, предназначенный для печати данных.

Программное обеспечение, позволяющее работать с базой данных, называется системой управления базой данных. На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД Access. Открытие базы данных: 1) запустить MS Access; 2) выбрать в меню Файл команду Открыть; 3) выбрать нужный диск, каталог; 4) выбрать имя файла базы данных; 5) нажать кнопку ОК. Базы данных имеют расширение mdb.

1. Создание структуры таблицы: 1) В окне базы данных выберите объект Таблица. 2) Выберите Создание таблицы в режиме конструктора. 3) Укажите имена полей (номер урока, время начала, название урока, примечание) и тип данных для каждого поля (тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в столбце Тип данных). Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

4) Установите первичный ключ, для этого: выделите поле, которое должно стать первичным; выберите Правка, Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. 5) Сохраните структуру таблицы, для этого: выберите Файл, Сохранить как...; напишите имя новой таблицы (можно на русском языке); нажмите ОК.

Редактирование структуры БД Добавление нового поля между существующими полями: 1) установить курсор в поле, перед которым необходимо добавить новое поле; 2) выбрать Вставка, Строки. Изменение порядка следования полей: 1) выделить всю строку поля; 2) переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым хотите расположить).

Редактирование структуры БД Удаление поля: 1) выделить всю строку поля (примечание), щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо); 2) выбрать Правка, Удалить или нажать клавишу Delete.

II. Заполнение таблицы: 1) Перейдите в режим таблицы. 2) Введите данные (построчно). 3) Сохраните таблицу. Переход на нужное поле или запись Для перехода используется мышь или клавиша Таb, или комбинация клавиш Shift + Таb. Для перехода между записями можно использовать кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где отображается общее количество записей и номер текущей записи. Для перехода к конкретной записи необходимо ввести ее номер и нажать клавишу Enter.

Презентацию подготовила ученица 11 класса Завиткова Ольга